Должностные обязанности секретаря – машинистки

Должностная инструкция – главный организационно –правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря.  

Должностная инструкция – документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкции. Поэтому к её составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те Вы и имеете. 

Секретарь должен знать:

постановления, распоряжения, приказы и др. руководящие нормативные документы вышестоящих и др. органов, касающиеся организации делопроизводства;

государственную систему документационного обеспечения управления;

стандарты Унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

структуру организации;

организацию делопроизводства в организации;

схемы документооборота;

порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

сроки и порядок сдачи дел в архив;

системы организации контроля за исполнением документов;

оргтехнику и др. средства механизации управленческого труда;

основные экономики, организации производства, труда и управления;

законодательства о труде и охране труда РФ;

правила внутреннего трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда, техники безопасности производственной санитарии, противопожарной защиты.

Квалификационные характеристики секретаря, секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки фактически аналогичны с добавлением машинописного оформления документов у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик. Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:

выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руководителя организации или её подразделений;

получает для руководителя сведения от работников подразделений, вызывает их по его поручению; организует телефонные переговоры руководителя;

принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения;

следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

печатает по указанию руководителя различные материалы;

ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после её рассмотрения руководителям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;

Поделитесь этой записью или добавьте в закладки