Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8 | Следующая страница реферата

V наименование организации (полное или сокращенное);

V почтовый и телеграфный адреса;

V номер телефона;

V номер факса, телетайпа;

V номер счета в банке;

V дата;

V индекс документа;

V ссылка на индекс и дату входящего документа;

V адресат;

V заголовок к тексту;

V текст;

V подпись;

V фамилия и телефон исполнителя.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.

Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром.
Реквизиты (1) - (9) печатаются, как правило, типографическим способом.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например: «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка».

Глава 5. Обработка отправляемых документов

Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций (см. приложение):

> составление проекта документа исполнителем;

> проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

> согласование проекта документа;

> подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);

> регистрация документа;

> отправка документа адресату;

> подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его составления проверяется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров, исходящий документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

> номер документа, включающий номер дела;

> адресат (корреспондент);

> краткое содержание или заголовок;

> отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов- ответов);

> исполнитель;

> примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Заключение

Итак, совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в учреждениях и на предприятиях.

Я считаю, что данная тема очень интересна для моей будущей профессии. В использованной мною литературе содержится методический материал по двум неразрывно связанным документам механизма управления.
Первый – это сами документы, второй – делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поисково- справочную и аналитическую работу.

Я бы хотела посоветовать всем работникам делопроизводственных служб - лучше ознакомляться с технологией работы с документами в современных условиях, это им, безусловно, поможет в процветании предприятия, в котором они работают.

Библиография

1. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления.

Кирсанова М.В. Учебное пособие.-2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск:

НГАЭиУ, 1998г.
2. Справочник по делопроизводству. Под ред. Павлова К.С. Практическое пособие. – 2-е изд. – М.: Приор, 1999г.
3. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П.

Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во

Экмос, 1999г.
4. “Бизнес-план: отечественный и зарубежный опыт. Современная практика и документация. Попов В.М. – М.: Экмос, 1998г.
5. . Проектирование баз данных в примерах и задачах Гусева Т.И., Башин Ю.Б.-

М.: “Радио и связь”,1992

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: налоги в россии, курсовая работа проблема.



Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8 | Следующая страница реферата

Поделитесь этой записью или добавьте в закладки