Этот коварный 71-й счет

Н.С. Кулаева, консультант по налогам ЗАО "BKR-Интерком-Аудит»

Вряд ли можно найти организацию , в которой никогда не использовался счет 71 « Расчеты с подотчетными лицами » . И это понятно , ведь расчеты наличными значительно оперативнее , чем банковские платежи . М ежду тем ни одна налоговая проверка не проходит без тщательного анализа этого счета . Рассмотрим наиболее распространенные ошибки , встречающиеся на практике .

Отсутствие документов , устанавливающих порядок выдачи и списания подотчетных сумм

Первое, что сделает налоговый инспектор при проверке счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», — попросит бухгалтера представить приказ, где определены:

круг лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;

срок, на который выдаются подотчетные суммы;

порядок представления и утверждения авансовых отчетов.

Отсутствие такого приказа зачастую квалифицируется налоговым органом как нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации1 (далее — Порядок ведения кассовых операций) со всеми вытекающими отсюда последствиями. Напомним, что соблюдение субъектами хозяйственной деятельности условий работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации контролируют должностные лица банка, который обслуживает организацию. Налоговые органы в свою очередь по сведениям, предоставляемым банками, рассматривают дела об административных правонарушениях и наложении штрафов, предусмотренных ст. 15.1 КоАП РФ (ст. 23.5 КоАП РФ, письмо ФНС России от 26 января 2005 г. № 22-3-11/073 @ ). Суммы штрафных санкций за такие правонарушения весьма значительны: от 4000 до 5000 руб. на должностных лиц и от 40 000 до 50 000 руб. на организацию.

По мнению автора, требование об обязательном наличии такого приказа неправомерно. Объясним, почему. Действительно, в упомянутом пункте Порядка ведения кассовых операций указано, что организации выдают наличные денежные средства под отчет в размерах и на сроки, которые определяет руководитель. Заметим, Порядком не определено, в какой форме руководитель организации должен закрепить правила выдачи подотчетных сумм — приказом по организации в целом или отдельными распоряжениями на их выдачу конкретным сотрудникам на определенные цели. Раз уж средства под отчет выдаются на основании распоряжения руководителя, то кассир вправе выдать деньги под отчет, если руководитель поставил свою подпись на расходном кассовом ордере либо резолюцию на заявлении, приложенном к нему.

Поэтому требование о наличии общего приказа, определяющего размеры выдаваемых подотчетных сумм и сроки, на которые они могут быть выданы, не совсем обоснованно. Правда, все это справедливо, только если в организации расчеты с подотчетными лицами строятся как положено — начиная с выдачи аванса на определенные цели. Тем же, кто использует обратную схему, т.е. пользуется денежными средствами своих работников, лучше оформить общий приказ по организации, в котором самым подробным образом следует определить порядок расчета с сотрудниками по подотчетным суммам.

Согласитесь, что сплошь и рядом встречаются случаи, когда работник приобретает за свой счет для нужд работодателя какие-либо материальные ценности, не только не получив под отчет денег, но даже не имея разрешения действовать в интересах организации (например, доверенности). Затем все необходимые документы сдаются в бухгалтерию, заполняется авансовый отчет, в котором соответственно выходит перерасход на всю сумму затрат. Бухгалтер же возмещает работнику потраченные деньги, совершенно не подозревая, что для этого нет оснований.

Если распоряжение руководителя на выдачу аванса отсутствует, получается, что работник организации купил какое-либо имущество, а затем продал его родной конторе. Следовательно, при погашении предприятием задолженности работнику имеет место не выдача перерасхода, а оплата имущества по договору купли-продажи.

В этой ситуации организация обязана представить в налоговые органы информацию о размере полученного данным физическим лицом дохода по форме № 2-НДФЛ.

«Справка о доходах физического лица за 200_ год»2 . Доход от продажи имущества, принадлежащего работнику на праве собственности, включается в его совокупный доход. Кроме того, приобретать имущество у работника организации невыгодно, ведь физические лица не являются плательщиками НДС, поэтому получить вычет по такому товару нельзя.

Короче говоря, при такой организации расчетов с подотчетными лицами без общего приказа о порядке представления и утверждения авансовых отчетов не обойтись. Именно в этом документе следует указать, что в исключительных случаях перечисленные в нем лица вправе использовать собственные денежные средства на приобретение для организации какого-либо имущества, действуя при этом от имени фирмы. Особо в приказе следует отметить, что после представления работником авансового отчета организация обязана возместить ему понесенные расходы. Следует позаботиться о том, чтобы все сотрудники, имеющие право получать средства под отчет, были ознакомлены с этим приказом «под роспись».

И все же наименее рискованно предварительно выдавать работнику денежные средства. Даже если сумма будет намного меньше той, которую он потратит на приобретение того или иного имущества или услуг, организация на законных основаниях отразит эти операции по счету 71 и выдаст подотчетному лицу сумму перерасхода.

Кроме названного приказа в организации должен быть так называемый лимит кассы. Он устанавливается обслуживающим банком по согласованию с руководителем организации (п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 г. № 14-П 3). Для определения лимита денежных средств используется форма № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу» (Приложение 1 к указанному Положению). Размер лимита зависит от многих факторов, основные из которых — вид деятельности хозяйствующего субъекта, график его работы и размер ежедневной наличной выручки, поступающей в кассу. Данный расчет устанавливает максимальное количество денежных средств, которые могут находиться в кассе организации на конец рабочего дня.

Расчет остатка денежных средств не только устанавливает лимит остатка, но и определяет перечень расходов, на которые организация имеет право использовать наличность из кассы. Цели, на которые субъекты хозяйственной деятельности вправе расходовать налично-денежную выручку, прямо перечислены в п. 2 Указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У.

Обратите внимание: если лимит кассы не установлен, то все имеющиеся в ней на конец дня денежные средства считаются сверхнормативными. В таком случае всю наличность организация ежедневно должна сдавать в банк, а деньги для выдачи под отчет по мере необходимости получать по чеку.

Нарушение данного требования может привести к конфликту с проверяющими органами (Постановление ФАС СевероЗападного округа от 12 апреля 2007 г. по делу № А56-25450/2006). Чтобы этого избежать, организация может воспользоваться следующим приемом: выдать под отчет сумму, превышающую лимит кассы, указав в качестве цели расходования средств «административно-хозяйственные нужды» (ведь размер средств, выдаваемых под отчет на эти цели, не ограничен). На следующий день оформляется возврат подотчетных сумм в кассу от подотчетного лица, и деньги вносятся на расчетный счет.

Несоблюдение предельного размера расчетов наличными между сторонами

Рассчитываясь с контрагентами, подотчетное лицо4 выступает от имени своей фирмы (юридического лица), поэтому ему необходимо помнить о предельном размере расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами или между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем — 100 000 руб. по одному договору (п. 1 Указания Банка России № 1843-У). Таким образом, сумма, которую можно передать одному контрагенту в течение дня, определяется лишь количеством заключенных с ним договоров. Иначе говоря, одному и тому же поставщику можно отдать и 300 000 руб., но каждые 100 000 руб. должны идти в оплату отдельного договора.

Напомним, что договор, одной из сторон которого является юридическое лицо, всегда заключается в письменной форме, т.е. путем:

составления одного документа, подписанного сторонами, либо обмена документами с помощью средств связи, которые позволяют установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ);

совершения лицом, получившим письменную оферту5 , действий по выполнению условий предлагаемого договора (п. 3 ст. 438 ГК РФ).

Поделитесь этой записью или добавьте в закладки