Интеграция управленческого и бухгалтерского учета

Н.А. Панова, ведущий консультант по бюджетированию и процессам ГК "Инталев"

Приступая к проекту создания системы управленческого учета , любая компания рано или поздно столкнется с проблемой интеграции бухгалтерского и управленческого учета . Чтобы эта задача не стала камнем преткновения на этапе реализации проекта , необходимо спланировать ее решение еще в ходе разработки концепции проекта . При этом чем более эффективным окажется ее решение , тем быстрее и дешевле пройдет реализация как самого проекта по постановке управленческого учета , так и функционирования системы .

Основой для разрешения данной проблемы станет триединство методологических , технических и организационных подсистем интеграционного процесса . Алгоритм будет выглядеть следующим образом :

разработка методологии управленческого учета ;

выбор на ее основе программных и технических средств автоматизации ;

разработка организационных регламентов и процедур по сбору , обработке и интеграции данных в обеих системах учета , исходя из требований разработанной методологии и выбранного ПТО .

Рассмотрим подробнее этапы решения задачи интеграции .

Первый этап – разработка методологии интеграции управленческого и бухгалтерского учета . На этом этапе необходимо решить ряд подзадач . Первоначально следует определиться с кругом пользователей информации из управленческой системы учета . В отличие от бухгалтерского учета , который направлен в основном на удовлетворение интересов внешних пользователей ( налоговые инспекции , банки , акционеры ), пользователями управленческого учета выступают преимущественно внутренние субъекты , но в некоторых случаях информация из управленческого контура может предоставляться и внешним субъектам , например банкам , коммерческим контрагентам . Даже в случае принятия решения о том , что управленческий учет должен использоваться только для внутренних потребностей , следует иметь в виду , что и здесь существуют разные группы пользователей , которые с помощью управленческого учета решают разные задачи . Поэтому требования к информативности и оперативности представления данных у руководителя подразделения и генерального директора будут различными .

Определение состава пользователей информации позволит сформировать набор требований каждой группы к составу , оперативности и способу представления информации в управленческом учете , а также цели создания и функционирования системы управленческого учета .

Далее следует переходить к формированию управленческой учетной политики , которая опишет принимаемую на предприятии совокупность способов ведения управленческого учета – первичного наблюдения , стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности . Казалось бы , внешне управленческая учетная политика ничем не отличается от бухгалтерской учетной политики , однако между этими системами учета существуют различия . Основные отличительные черты накладывает сама цель , ради достижения которой и создается альтернативный способ учета . Бухгалтерская учетная политика жестко привязана к юридическому лицу и едина для всех операций данного предприятия . В отличие от нее управленческая учетная политика предполагает возможность применять различные варианты оценки хозяйственных событий в зависимости от времени , подразделения , направления бизнеса и даже экономического смысла отдельной хозяйственной операции .

Например , бухгалтерский учет требует определять момент получения доходов по моменту отгрузки готовой продукции или дате подписания акта выполнения работ , а в управленческом учете компания может учитывать у себя доходы после поступления оплаты от покупателя . Еще большие различия могут возникнуть при начислении амортизации . В управленческом учете могут устанавливаться сокращенные сроки полезного использования основных средств , а также применяться разные способы начисления амортизации для каждого отдельного вида или объекта учета ( основного средства ).

Значительные различия в учетных политиках могут вызвать желание упростить задачу , организовав управленческий учет как параллельный и не взаимодействующий с системой бухгалтерского учета . Однако это лишь видимый и не самый эффективный способ упрощения , так как бухгалтерский , управленческий , да и любые другие учеты в компании имеют общий базис – все они отражают одни и те же факты финансово - хозяйственной деятельности . Принятие решения о параллельном ведении двух систем учета не только увеличит стоимость проекта на этапе функционирования ( создание и содержание еще одной учетной службы ), но и вызовет организационные проблемы ( борьбу двух подразделений за очередность поступления документов и информации ), а также может привести к кардинальным различиям в отчетах о результатах финансово - хозяйственной деятельности компании .

Чтобы избежать подобных проблем , необходимо после разработки управленческой учетной политики тщательно проанализировать хозяйственную систему организации , принципы отражения операций в бухгалтерском учете и найти точки единства ( интеграции ) двух систем учета .

Следующим шагом станет разработка регламента трансформации данных бухгалтерского учета в управленческий контур , а данных управленческого контура – в бухгалтерский учет .

Процедура трансформации свяжет счета управленческого и бухгалтерского планов счетов ( в случае применения в управленческом учете способа «двойной записи» ) или бухгалтерский план счетов с показателями управленческого счета ( в случае применения в управленческом контуре «кассового» метода учета ). Следует отметить , что в процедуре трансформации обязательно должны быть учтены различия , закрепленные в учетных политиках обеих систем учета , что достигается использованием различных аналитик . На этом этапе полезно создать специальное положение о порядке трансформации ( далее Положение ), которое наглядно зафиксирует моменты расхождения между двумя системами учета .

При разработке Положения необходимо уделить особое внимание выявлению недостающей в бухгалтерском контуре учета информации . Это позволит разработчикам проекта принять решение о способах сбора и фиксации недостающей информации . Кроме того , могут появиться и новые способы получения информации для отражения ее в бухгалтерском контуре . На этой же стадии необходимо принять предварительное решение о порядке внесения информации в информационную среду ( бухгалтерский контур – трансформация в управленческий ) или , наоборот , – внесения в управленческий контур , а затем трансформации в бухгалтерский . Окончательно ответить на этот вопрос можно будет после выбора программного средства для автоматизации управленческого учета .

Далее можно приступать ко второму этапу решения задачи интеграции – выбору программно - технических средств для автоматизации управленческого учета . На этом этапе придется принять принципиальное решение о выборе способа осуществления автоматизации :

написание собственной программы ;

приобретение стандартной отраслевой программы ( «коробочный» продукт ), в качестве примеров таких программных продуктов можно назвать различные отраслевые решения , созданные на платформе 1 С : «Торговля и склад» , «Аренда» , «Общепит» ;

приобретение стандартной программы с возможностью ее гибкой индивидуальной настройки .

Первый способ позволит максимально полно реализовать те задачи , для решения которых создается система управленческого учета . Он поможет учесть все нюансы конкретного бизнеса . Однако данный способ , скорее всего , окажется наиболее затратным на этапах создания и функционирования и самым длительным по времени реализации . При этом руководство компании попадает в зависимость от конкретного разработчика , а компания будет вынуждена обучать самостоятельно каждого вновь принятого сотрудника .

Второй способ позволит осуществить процесс автоматизации быстро и недорого . При этом на рынке труда всегда можно найти специалистов , знающих данный программный продукт . Недостатком этого подхода является то , что руководство компании , вероятно , будет вынуждено сократить список методологических требований к управленческому учету . В случае если компания решит сменить направление деятельности , придется приобретать новый программный продукт .

Третий способ , как и всякая «золотая середина» , находится между первыми двумя решениями по стоимости и срокам внедрения . Но он сочетает в себе гибкость первого варианта и простоту внедрения второго , что часто становится основополагающим фактором при выборе способа автоматизации . Еще большую привлекательность он получает в случае , если программный продукт имеет возможность «визуальных» настроек ( в этом случае не потребуется помощь программистов при настройке и функционировании программы , каждый пользователь после небольшого обучения сможет самостоятельно формировать для себя любые отчеты , справочники и показатели ) и совместим с той же программной платформой , которую компания использует для ведения бухгалтерского учета . Это упрощает и ускоряет интеграцию двух систем .

Вне зависимости от выбранного способа автоматизации этап технического аспекта решения задачи интеграции бухгалтерского и управленческого учета предполагает выполнение следующих действий :

определение соответствия выбранного программного продукта тем методологическим требованиям , которые были выстроены для управленческого учета в целом и для системы интеграции в частности ;

Поделитесь этой записью или добавьте в закладки