Как оформить первичные документы, чтобы избежать санкций

Д.В. Кислов, эксперт журнала "Российский налоговый курьер", канд. экон. наук

Все хозяйственные операции организации оформляются оправдательными документами. Эти документы должны быть составлены с учетом требований законодательства. Ведь иначе соответствующие расходы налогоплательщика могут быть не приняты для целей налогообложения. О наиболее типичных ошибках при оформлении «первички» и о том, как их избежать, читайте в статье.

Пункт 1 статьи 252 НК РФ определяет, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. То есть затраты, которые подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Исходя из норм пункта 1 статьи 11 НК РФ, под законодательством Российской Федерации в данном случае следует понимать бухгалтерское законодательство. Такую позицию разделяют Федеральная налоговая служба в письме от 05.09.2005 № 02-1-07/81 и Минфин России в письмах от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327 и от 27.04.2006 № 03-03-04/1/404. В этих письмах прямо указано, что первичные учетные документы, которые составлены в соответствии с требованиями бухгалтерского законодательства, являются подтверждающими документами и для целей налогообложения прибыли.

Как предписывает статья 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете), все хозяйственные операции организация должна оформлять оправдательными документами. Последние служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Обратите внимание: первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых в этих альбомах не предусмотрена, должны иметь ряд обязательных реквизитов:

наименование и дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.

Следовательно, если для какого-либо документа предусмотрена унифицированная форма, именно ее и нужно использовать при оформлении хозяйственных операций. Использование документа произвольной формы квалифицируется как нарушение законодательства. То же самое относится и к случаю, когда в документе, форма которого не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, отсутствуют обязательные реквизиты.

Какие санкции грозят фирме, если первичные документы оформлены с нарушениями

Статья 120 Налогового кодекса предусматривает ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. Наказание — штраф 5000 руб., если нарушение совершено в одном налоговом периоде, или 15 000 руб., если нарушение совершалось в течение нескольких налоговых периодов. Ну а если те же деяния повлекли за собой занижение налоговой базы, то штраф составит уже 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов понимается, в частности, отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета.

Если необходимые первичные документы у фирмы оформлены, но в них содержатся отдельные недостатки, ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения не применяется. Однако ошибочно считать, что первичные документы можно составлять абсолютно произвольно. Ведь от того, насколько правильно оформлены такие документы, во многом зависит и обоснованность подтверждаемых расходов.

Если требования законодательства по оформлению первичных документов не выполнены, то при налоговой проверке соответствующие расходы не могут быть приняты для целей налогообложения прибыли, поскольку они не подтверждены документально.

В подобной ситуации у налогоплательщика возникнет недоимка по налогу. Кроме того, организации придется заплатить пени, а также штраф по статье 122 НК РФ в размере 20% от суммы неуплаченного налога.

ПРИМЕР

ООО «Альфа» приобрело и оплатило в сентябре 2006 года канцелярские товары на сумму 29 500 руб. (включая НДС 4500 руб.). Поставщик выдал организации счет-фактуру и накладную. Причем накладная на канцтовары была выписана не по форме № ТОРГ-12, а на бланке устаревшей формы.

Бухгалтер ООО «Альфа» принял документы к учету. На основании подпункта 24 пункта 1 статьи 264 НК РФ затраты на канцелярские товары включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Поэтому налоговая база по налогу на прибыль за 9 месяцев 2006 года была уменьшена на 25 000 руб. (стоимость канцтоваров за вычетом НДС).

Предположим, в апреле 2007 года в ООО «Альфа» была проведена выездная налоговая проверка. Проверяющий инспектор обратил внимание на неправильно оформленную накладную и посчитал, что организация не имела права учесть стоимость канцтоваров в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

По результатам проверки были начислены:

налог на прибыль — 6000 руб. (25 000 руб. х 24%);

пени по налогу на прибыль — 400 руб.;

штраф за неуплату (или неполную уплату) налога на прибыль в результате занижения налоговой базы, сумма которого составляет 20% от неуплаченной суммы налога (п. 1 ст. 122 НК РФ), — 1200 руб. (6000 руб. х 20%).

Итого 7600 руб. (6000 руб. + 400 руб. + 1200 руб.).

Поделитесь этой записью или добавьте в закладки