Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6 | Следующая страница реферата

4) выписка расходной накладной на склад, где хранится товар;

5) расходование данного товара со склада;

6) учет в бухгалтерии израсходованного товара.

Попробуем проанализировать некоторые ситуации указанного цикла, из числа тех, которые могут привести к осложнениям при использовании автоматизированной системы.

Рассмотрим вопрос оплаты счета. Если счет оплачен наличными сразу после выписки, то его незачем выписывать. Это обычная продажа, скажем, со склада-магазина. Казалось бы, можно автоматически учесть в бухгалтерии расход этого товара со склада. Но бывают ситуации, когда покупатель, выписав и оплатив товар, не забирает его со склада в течение месяца. И, конечно, дотошный бухгалтер тут же заметит, что можно автоматически формировать кредиторскую задолженность по товару и погашать ее после возвращения накладной со склада. Пока мы рассматриваем идеальный вариант, когда все схемы проводок разработаны и отлажены, это будет верно. Однако введение дополнительного цикла приведет к появлению дополнительных ошибок в бухгалтерии, где их и так бывает достаточно.

Стандартной ситуацией отпуска товара со склада является отпуск, точно соответствующий выписанной накладной. Но кто из коммерсантов не сталкивался с клиентом, который в момент отпуска товара вдруг изменил свое решение? Бывают ситуации когда, придя на склад одной из торговой фирмы, клиент увидит товар, который ему нужнее, чем тот, который оплачен. Просьба произвести замену и принять доплату наличными нередко приводит сотрудников фирмы в оцепенение. Как же это можно сделать, если уже выписан счет, по нему произведена оплата и выписана накладная, которая учтена в бухгалтерии? Только старший менеджер или другой крупный начальник, скрепя сердце, разрешит произвести замену. Он мысленно проклянет подобных клиентов, которые сами не знают, чего хотят. Причиной этому нередко бывает автоматизированная система, в которой оказался реализован только стандартный алгоритм отпуска, не допускающий ветвления.

В другой фирме такая же ситуация не вызывает никакого замешательства. Клиенту тут же переписывают счет с тем же номером, принимают доплату на основании того же счета и выдают товар по новой расходной накладной с тем же номером. Предыдущие документы уничтожаются. И это происходит на фирме нет никакой системы автоматизации.

Говорят ли приведенные примеры о том, что всякая автоматизация плоха? Нет. Плоха та автоматизация, которая ограничивает человека в принятии им решения. Но это к слову.

Несмотря на столь длительное описание процедуры отпуска товара со склада, мы не рассмотрели и десятой части возможных стандартных и нестандартных ситуаций, связанных с этой процедурой. Пока мы не пришли к внедрению в хозяйственную деятельность систем искусственного интеллекта, приходится констатировать, что большинство решений по нестандартным ситуациям надо принимать человеку.

При традиционном способе учета на предприятии бухгалтерия является его центром. В ней сосредотачиваются все факты хозяйственной жизни в денежном выражении. Однако характеризующие их данные не присутствуют в чистом виде. Они выделяются из множества документов, обращающихся на предприятии. Более того, в нашей стране каждая бухгалтерская операция должна быть подтверждена документом, на основании которого она была выполнена. Обратив на это внимание, мы пришли к выводу: пока тот или иной документ о хозяйственной жизни предприятия будет выписываться, как ни автоматизируй бухгалтерию -всегда останется проблема ручного ввода документа. Отсюда будут ошибки при вводе, несогласованность информационных баз, нарушения причинно-следственных связей событий, грандиозные затраты времени на поиск ошибки, вызванной утерей невведенного документа, и т. д. Чтобы этого избежать, необходимо все документы создавать в той же среде, где формируются справки и отчеты по ним. Следовательно, эффективная автоматизация в организационном управлении возможна только тогда, когда она осуществляется в единой системе.

Эта система должна, в первую очередь, формировать базис всех данных, которыми оперируют на предприятии. Если все документы на предприятии будут создаваться в единой электронной среде, то первая и наиважнейшая задача -учет - будет решена автоматически. Когда все сведения, которые могут потребоваться для различных справок и отчетов, находятся в единой базе данных, то задача их интерпретации становится чисто технической. Именно поэтому система, построенная на базисе исходных данных, а не их интерпретаций в виде разнообразных сводов и регистров, становится открытой, т. е. способной к развитию. К примеру, в системе "ЛокОФФИС" в момент ее создания было 750 полей (т. е. атрибутов базы данных). В версии, которая сейчас находится на рынке, этих полей 1200. Скоро, по некоторым предположениям, в версии 2.0 база данных будет содержать уже более 1500 полей. При этом для пользователя системы переход на новую версию "прозрачен", так как ему не надо повторять ввод каких-либо данных. Все справки, которые он мог получить в предыдущих, он найдет и в новых версиях. Для администратора системы процедура перехода на новую версию состоит в экспорте данных из старой базы и импорте в новую.

Большинство программ бухгалтерского учета реализуют те или иные алгоритмы с набором выходных форм, которые до сих пор используются бухгалтерами предприятий, однако эти программы ускоряют их труд, но не изменяют его характера. Весь набор процедур, которые бухгалтер совершает при ручном учете, приходится совершать и при автоматизированном. Иначе и не может быть, если объектом автоматизации является только бухгалтерия. Однако многие виды учета логичнее вести не с помощью бухгалтерской записи, а в естественном виде на месте возникновения учитываемых фактов. Например, если учет отпущенного со склада товара вести на складе, а платежи за товар — в бухгалтерии, при этом и отпущенный товар, и платеж соотнести с получателем товара, то отпадает необходимость в ведении аналитического учета по дебиторской задолженности получателя или кредиторской задолженности перед получателем, но только в том случае, если данные об отпуске товара и платежах за него доступны и актуальны.

Ясно, что такой способ учета проще и точнее. Но для его реализации необходимо все факты хозяйственной жизни предприятия соединить в одной автоматизированной системе. Тогда данные будут естественным путем систематизироваться и накапливаться по мере их возникновения и становиться доступными для анализа. Очевидным следствием такого подхода является использование сети компьютеров с единой схемой базы данных.

Комплексная и системная автоматизация

Основной проблемой, определяющей путь развития автоматизации предприятия, является выбор объекта автоматизации.

Проще всего, конечно, приобрести у разных фирм-разработчиков программы, автоматизирующие те или иные сферы деятельности: бухучет, работу в торговом зале или на складе. Но в этом случае может возникнуть ситуация, когда форматы данных, используемые в одной системе, не будут совместимы с другой, а значит, получить полную картину работы предприятия окажется довольно трудно. Отсюда вытекает, что приобретение программ разных производителей не позволит решить проблемы комплексной автоматизации.

По мере роста числа партнеров, товарооборота, количества складов или розничных магазинов и расстояния от них до центрального офиса требования, предъявляемые к системам автоматизации управленческой деятельности, становятся все более жесткими; они включают в себя единый формат базы данных, полноту функциональных возможностей, необходимость получения информации или данных, актуальных на данный момент времени. Следовательно, встает вопрос о системе комплексной автоматизации деятельности, которая должна обеспечить: •полноту и корректность данных; •гибкость и настраиваемость большинства параметров, отражающих специфику деятельности конкретного предприятия; •высокую надежность и быстродействие; •сохранность информации в базе данных и возможность ее быстрого восстановления; •возможность наращивания и модернизации системы. Соединение складской, бухгалтерской и финансовой систем в единый комплекс является, по мнению многих разработчиков, необходимым условием для реализации на предприятии управленческого учета в режиме реального времени.

При комплексной автоматизации предприятие оснащается набором автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из которых помогает решению той или иной задачи. АРМ имеет процедуры ручного или полуавтоматического (с дискет) ввода исходной информации, автономно производит ее обработку без привлечения информации из других АРМ. Результатом обработки является выходной документ, который сохраняется в базе данных АРМ или в приписанной ему области общей базы данных. Информационные связи между автономными АРМ разорваны, что дает почву для умышленных искажений, злоупотреблений, небрежности отдельных лиц или обычных ошибок и требует дополнительного контроля и дублирования информации. В системе же разрыв какой-либо информационной цепочки сигнализирует об аварии и локализует ее источник. При системной автоматизации предполагается, что объектом выступает не отдельная задача, а предприятие в целом или его часть, которая сама по себе образует систему.

Есть особенность в создании систем автоматизации организационного управления предприятием. Она заключается в необходимости автоматизировать управление предприятием, внедряя компьютерные средства в существующую систему управления в отличие от технологических автоматизированных систем, которые создаются одновременно с технологией производства. Эта особенность наиболее сильно проявляется при разработке именно СИСТЕМ. А поскольку системы автоматизации организационного управления предназначены для внедрения в существующую систему управления предприятием, то мы дополняем это название термином “интегрированная".

Системный подход требует, чтобы каждый объект или задача рассматривались не сами по себе, а с учетом взаимосвязей и взаимодействия с окружающими объектами и соответствующими задачами. При этом выбор окружения зависит от целевой функции автоматизируемого объекта.

Документы, имманентные (т. е. внутренне присущие) деятельности конторы, будем называть первичными. Внутренние справки, своды, реестры, регистры - это производные от первичных документов, сопровождающих перемещение материальных ценностей и движение денег. Есть еще документы отчетные, которые по сути - те же справки, но представляемые в контрольные органы и поэтому становящиеся документами. Назовем их (вместе со справками) вторичными. Разнообразные справочники, инструкции, положения и т. п. - нормативно-справочная информация. Теперь определим, что составляет базис данных предприятия. Понимая под базисом основные, элементарные, неизменяемые в дальнейшем данные, отражающие факты деятельности предприятия, придем к выводу, что его составляют данные из первичных документов. Вторичные документы и справки формируются на основе данных первичных документов, а нормативно-справочная информация не связана с фактами деятельности предприятия. Здесь необходимо подчеркнуть, что базис составляют именно данные из документов, а не сами первичные документы.

Начиная разработку системы автоматизации управления на предприятии, необходимо определить, что составляет информационное  содержание базы данных- основного системообразующего звена в системе. Естественно предположить, что основное содержание базы данных — это определенный нами базис. Базис данных задает схему базы данных автоматизированной системы и ее информационное наполнение.

Возникает вопрос: надо ли хранить в базе данных информацию из вторичных документов? В принципе в этом нет необходимости, так как мы можем в любой момент получить эту информацию, интерпретировав по заданному алгоритму набор данных из первичных документов, но на практике это бывает полезно для ускорения работы системы. Однако получить любой вторичный документ мы можем только в том случае, если нам будет одновременно доступен весь набор данных. Значит, в систему должны быть введены все данные.

База данных составляет информационное ядро системы, которое чаще всего размещается на одном компьютере - сервере локальной сети. Но это не обязательно. Первые системы создавались с распределенной базой данных, так как компьютеры были дороги, на предприятиях их было мало и выделять компьютер для сервера считалось роскошью. Распределенная система хранения данных к тому же повышала живучесть самой системы путем применения специальной схемы дублирования файлов данных на разных компьютерах. Сейчас это стало неактуально, так как те же цели достигаются более простыми средствами.

Определившись с базой данных, рассмотрим вопрос о количестве и размещении компьютеров. Естественно, что использование единой базы данных требует коммуникаций между всеми компьютерами и сервером. В настоящее время эти возможности предоставляет локальная сеть. Хотя наиболее популярна локальная сеть Novell, при небольшом числе используемых компьютеров в ней особых преимуществ перед более дешевыми сетями, например LanSmart, LanTastic, D-Link, использующими протокол сетевого обмена Netbios. Преимущества Novell неоспоримы, если в сети более 50 компьютеров, но в системах оргуправления в конторах редко используется более 25.

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: контрольные 9 класс, реферат диагностика.



Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6 | Следующая страница реферата

Поделитесь этой записью или добавьте в закладки