Предыдущая страница реферата | 3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13

Перед передачей дел на страховое копирование они тщательно изучаются, проверяется их физико-химическое состояние, правильность обработки, особенности оформления. Учет страховых копий ведется в архиве по книге учета поступлений и выбытия страхового фонда и фонда пользования и по описям страхового фонда. За единицу учета страхового фонда копий особо ценных дел принимается физически обособленный рулон вне зависимости от количества заснятых на нем фондов, дел, документов.

Опись страхового фонда составляется в четырех экземплярах три из них передаются вместе с копиями страхового фонда и фондом пользования на государственное хранение. Опись может составляться на микрофильмы одного или нескольких фондов. Описи нумеруются в валовом порядке. Перенумерация страховых копий запрещается. Данные учета вносятся в опись из книги поступления и выбытия.

42. Архивные списки и перечни, их роль в оптимизации состава и структуры Архивного фонда Российской Федерации.

Комплектование архива — систематическое пополнение архива документами, соответствующими его профилю. Комплектование государственных архивов проводится под руководством и контролем Росархива, который решает принципиальные вопросы по определению видов учреждений, организаций и предприятий, сдающих документы в госархивы; категорий документов, пополняющих состав АФ РФ; порядка отбора документов на госхранение.
Методические и практические вопросы, связанные с определением списков источников комплектования, экспертизой и отбором документов, рассматривает
ЦЭПК Росархива.

Комплектование государственных и ведомственных архивов в основном сходно; оно складывается из определения источников комплектования, определения состава документов, подлежащих государственному хранению, приема документов в архив. Работа по комплектованию ведомственного архива проводится под руководством государственной архивной службы.

Источники комплектования — это организации или лица, передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

В 1960 г. Главархив СССР разработал и разослал республиканским и областным архивным учреждениям Примерные списки учреждений, , материалы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы СССР.

1) учреждения, документация которых подлежит приему на государственное хранение (списки № 1 и 2);

2) учреждения, вопрос о приеме документов которой должен решается индивидуально (список № 3);

3) учреждения, документы которых имеют только оперативное и справочное значение и поэтому на государственное хранение не принимаются (список № 4).

На основании Примерных списков местные архивные учреждения разрабатывают, как правило, два списка: список № 1 учреждений, от которых принимаются документы в государственные архивы, и список № 2 учреждений, документы которых на государственное хранение не принимаются, поэтому на учете в архивных Учреждениях они не состоят.

Поэтому список № 1 складывается из трех групп учреждений: а) учреждения, сдающие свои документы полностью; б) сдающих документы, определеные типовыми перечнями в) сдающих документы определенного характера

В разработке списков и отнесении учреждений к той или иной группе принимают участие работники центрального учреждения отрасли. Это — члены
ЦЭК, работники делопроизводственной службы и ведущие специалисты отрасли.

Порядок приема документов в ведомственный архив и передачи дел на государственное хранение. Документы передаются в ведомственный архив в соответствии с графиком, составленным заведующим архивом, одобренным ЭК и утвержденным руководителем учреждения. Из канцелярии и структурных подразделений дела передаются, как правило, через год после окончания их делопроизводством (т.е. дела, заведенные и законченные в 1989 г., должны передаваться в 1991 г.). Но дела постоянного хранения государственная архивная служба рекомендует передавать в ведомственный архив сразу по окончании года.

Скачали данный реферат: Авенир, Меркурий, Сигизмунд, Zujkov, Чигиркин, Gortenzija.
Последние просмотренные рефераты на тему: изложение 4 класс, сочинение рассуждение, конспект урока 10 класс, банк бесплатных рефератов.



Предыдущая страница реферата | 3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13

Поделитесь этой записью или добавьте в закладки