Информационная система и организация

Категория реферата: Рефераты по менеджменту
Теги реферата: бесплатные конспекты, решебник по английскому
Добавил(а) на сайт: Priskilla.

3. Влияние информационной системы на организационную структуру.

В этом вопросе гораздо больше теории, нежели реальных данных и приемлемых находок, поэтому мы здесь будем говорить не о тенденциях, а о предположениях, теоретических моделях.
Первые исследования указывают на то, что, прежде всего ИС сокращает число менеджеров средней руки, так как проанализированная информация может поступать уже непосредственно главному менеджеру. Но современные исследования критикуют эту теорию. Они говорят о том, что нельзя забывать о других функциях менеджеров, которые не могут управляться ИС, и что подобное влияние – это всего лишь одно из многих, и говорить о нем как о тренде не имеет смысла. Теоретически ИС может уменьшить средний уровень иерархии, но увеличивает при этом высший, улучшая обратную связь.
Другие теории говорят о том, что ИС поставляет средним менеджерам гораздо больше информации, ввиду чего они принимают более важные решения и потребность в низшем уровне иерархии отпадает. Результаты видны в структуре типа бриллианта. Также есть социальные теории о малом влиянии ИС на менеджеров.
В любом случае внедрение информационных технологий приводит к изменению организационной структуры предприятия в рамках подразделений, реализующих производства (производство, сборка, обработка и хранение материалов, хранение и обслуживание инструментов, контроль качества) и появлению новых структурных подразделений, ответственных за автоматизацию и интеграцию.
Одна из тенденций развития информационных технологий приводит к ликвидации промежуточных звеньев внутри предприятий и между ними. Это происходит потому, что информация является основным продуктом обмена при взаимоотношениях внутри предприятия, а также между предприятием и поставщиком или потребителем. Она является основным продуктом договора, сделки или усилий по координации действий отдельных звеньев. В этом случае ликвидация промежуточных звеньев является следствием внедрения информационных технологий, поскольку становятся ненужными посредники между источником и получателем информации. Это в свою очередь приводит к изменению организационной структуры предприятия. Ликвидируются целые звенья, связанные с дополнительными затратами. Появляются более простые иерархические связи и более широкие системы контроля.
При внедрении информационной технологии в организации необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.
Первая концепция ориентируется на существующую структуру организации.
Информационная технология приспосабливается к организационной структуре и происходит лишь модернизация методов работы. Коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Функции распределяются между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны, и организационная структура фирмы не меняется.
Основной недостаток такой стратегии – необходимость непрерывных изменений формы представления информации, приспособленной к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение
«вязнет» на различных этапах информационной технологии.
К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты.
Вторая концепция ориентируется на будущую структуру фирмы. Существующая структура будет модернизироваться.
Данная стратегия предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.
К основным ее недостаткам следует отнести:

> существенные затраты на первом этапе, связанные с разработкой общей концепции и обследованием всех подразделений фирмы;

> наличие психологической напряженности, вызванной предполагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.
Достоинствами данной стратегии являются:

> рационализация организационной структуры фирмы;

> максимальная занятость всех работников;

> высокий профессиональный уровень;

> интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.
Новая информационная технология в фирме должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, ее обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.
Централизация власти.
Существуют две тенденции при установлении степени централизации. Первая тенденция – это централизация власти. Часто в этом случае имеет место и централизация принятия решений. Но существует также другая – современные ИС позволяют принимать важные решения нижним уровням управления. В этом случае мы будем говорить о децентрализации принятия решений. Верхний слой управления делегирует больше ответственности среднему менеджменту, но оставляет за собой возможность контроля. В этом случае мы видим децентрализацию принятия решений и централизацию контроля власти.
Изменение в формализации.
ИС может также повлиять на степень формализации организации. Здесь под формализацией понимается степень, в которой организация зависит от формальных правил и уставов операций. В неформальной организации используется меньше правил и формальных процедур.
Использование ИС может повлиять во многих направлениях. Большинство старых централизованных систем не являются гибкими. С другой стороны, использование ИС приносит ряд преимуществ. В конце концов, ввиду того, что маленькие организации менее формальны, ИТ может уменьшить формализованность путем уменьшения размеров организации.

4. Человеческий фактор в управлении информационными ресурсами.

Существует много причин отрицательного отношения людей к нововведениям.
Отрицательные моменты внедрения новых информационных систем и технологий в том, что отношение к ним изменяется в зависимости от уровня знаний пользователя в области прикладных задач информационных технологий и от потенциальных возможностей сокращения непроизводственных организаций. Очень часто персонал не образован, не стимулирован, не готов. К тому же, внедрение информационных технологий часто разрушает неформальные связи.
Какие причины влияют на углубление и расширение положительного восприятия информационных технологий?
Исследования показали, что отношение к новым технологиям изменяется в зависимости от двух факторов:
1. От уровня знаний пользователя в области прикладных задач информационных технологий (аналитики хорошо воспринимают текстовые и табличные процессоры, информационно-поисковые системы и т.п. Малознакомые области, например, видеоконференции встречают плохо).
2. От потенциальных возможностей сокращения непроизводительных операций
(работники, посещающие большое число конференций, хорошо воспринимают видеоконференции, так как они экономят им время).
Служащие, проработавшие в фирме много лет, менее образованные и занимающие небольшие посты, как правило, самые невосприимчивые к информационным технологиям. Возраст отдельно от должности представляет собой наименее существенный фактор для восприятия информационных технологий.
Меры по созданию привлекательности внедрения информационных технологий.
К ним относятся:

> внедрение средств автоматизации, существенно сокращающее менее продуктивно затрачиваемое время, которое является источником самой большой неудовлетворенности интеллектуальных работников;

> привлечение будущих пользователей к выбору и созданию новых автоматизированных мест, учет их мнения;

> отказ от стремления к немедленному всеобщему одобрению новых средств и соответствующих перемещений персонала, которые могут привести к снижению уровня вспомогательных служб;

> внедрение в первую очередь легких прикладных задач с обязательным проведением интенсивного курса обучения будущих пользователей.
Результат внедрения информационных технологий – экономия времени специалистов. Единственный способ получения ощутимого экономического эффекта от экономии времени – переориентация этого времени на достижение конкретных целей данного подразделения, определяемых общей стратегией фирмы.
Постепенность внедрения:

> Реализация первичной, базовой системы.

> Расширение круга пользователей.

> Увеличение числа прикладных задач.

> Интеграция.
Влияние ИС на работников.
ИС может вносить большие изменения в содержание многих работ и профессий в организации и в задачи работников и менеджеров.

> К примеру, многие высококвалифицированные специалисты могут прекратить заниматься консультациями и заняться исследовательской и научной работой.

> Работники нижних уровней иерархии теперь могут выполнять работу, которой раньше занимались высшие слои организации.

> Создаются новые рабочие места.
Занятость.
Влияние компьютеров на занятость и производительность непосредственно связано с их использованием для получения информации. Но важно помнить, что
РС как создают новые рабочие места для своего обслуживания, так и сокращают множество других рабочих мест. И затраты на обучение или переобучение персонала определенным навыкам работы с компьютером могут быть очень велики. Здесь имеет место своего рода замкнутый круг. Использование автоматизации увеличивает производительность и сокращает занятость, затем уменьшает цены в определенный момент, а, следовательно, увеличивает спрос, что ведет к созданию новых рабочих мест. Компьютерная технология постоянно требует все более и более квалифицированных работников.
Обучение.
Результатом нововведений является то, что большое количество людей должны переобучаться, чтобы продолжать работать, все они по-разному к этому относятся. Компании же, в свою очередь, тоже поступают различно. Одни тратят огромные суммы на переквалификацию кадров, а другие просто увольняют всех неквалифицированных служащих и набирают новых работников с необходимыми знаниями и навыками.
На отдельных работников.
Мотивация личного развития.
Политика внутри организации и организация.
Центральная конструкция политического анализа – это власть. С политической точки зрения организация – это объединение коалиций, которые борются за ресурсы. Власть же в этом случае определяется как возможность человека или группы людей влиять на действия других. У власти очень много источников, таких, например, как награды, контроль за доступом к ресурсам и т.д.
Использование ИС влияет на власть в разных направлениях. Прежде всего, ИС влияет на доступ к информации, потенциально ценный ресурс. Понятно также, что ИС сильно видоизменяет взаимоотношения сотрудников и отдельных групп.
Поэтому ИС может сильно увеличить власть того, кто контролирует ИС.
Культура организации и информационная система.
Культура организации – это определенный свод занятий о том, что должна производить организация, где и для кого. Все остальное – технология, ценности, нормы, публичные заявления и т.д. – это все лишь следствия из этой культуры. Организационная культура гораздо более сильна, нежели ИТ.
Большинство организаций делают все возможное, чтобы избежать изменений в основных культурных установках, поэтому почти всегда ИТ подбирают для поддержки культуры, а не наоборот. Организационные изменения занимают гораздо больше времени, чем технологические. Когда культурные установки перестают соответствовать реальности, члены этой культуры могут игнорировать реальность, отрицать ее, пытаться ее изменить для соответствия культуре. Культура же меняется только тогда, когда умирает поддерживающая ее организация или к власти приходит противоположная группа, которая все меняет.
Организационное сопротивление изменениям.
Ввиду того, что ИС потенциально изменяет структуру, культуру, политику и работу организации, существует значительное сопротивление со стороны организации.
1. Борьба за власть между различными группами. За доступ к ресурсам.
2. Значительное сопротивление служащих, которым необходимо учиться. Иногда большие боссы бояться учиться, так как это может повлиять на их статус в организации. Иногда это проблемы физического толка.
Это сопротивление приводит к сбоям многих систем. Поэтому при планировании введения ИС необходимо оценить степень сопротивления.

5. Интеграция организаций на базе информационных технологий.

Для большинства предприятий перспективы для интеграции информационных технологий являются теорией. Сомнительные экономические выходы, зачаточное состояние технологий, сложившиеся формы труда и методов управления, которые перевешивают возможные преимущества.
Существующие технические и программные средства превратили в реальность концепцию автоматизированного предприятия
Использование информационных технологий создает эксплуатационные проблемы, которые служат поводом для отказа их использовать и осуществлять в них капитальные вложения.
Однако использование интегрированных информационных технологий, на базе которых может быть полная автоматизация, является правильным и единственным путем для большинства разрозненных производителей и той же движущей силой, которая обеспечила бы предприятиям конкурентоспособность на мировом рынке.
Эффективность интегрированного на основе информационных технологий производства связана с низкими производственными расходами, большим разнообразием продукции и большей гибкостью производства, большей экономией в сфере обеспечения производства, снижением накладных расходов.

6. Стратегическая роль информационной технологии и стратегия организации.

6.1. Стратегия организации и информационная система.

Поделитесь этой записью или добавьте в закладки