Автоматизация учета в полиграфическом производстве

Козлова A.A.

Никого не удивит тот факт, что полиграфическое производство является одним из лидеров в плане использования компьютерной техники. Это касается и всего мира, и нашей страны в частности. Данный факт объясняется тем, что печатное дело является технологически сложным производством.

Но как показывает практика, новые технологии предлагаются только для печатного производства (дизайн, верстка), в то время как менеджмент остается на уровне ведения амбарных книг учета заказов с ручным расчетом стоимости, а иногда и вообще при полном отсутствии какого-либо учета. До сих пор оперативный учет в полиграфическом производстве стоял "на отшибе" всеобщего процесса автоматизации печатного дела.

Таким образом, складывается следующая ситуация: полиграфии берут на работу специально обученных людей - "расчетчиков", которые занимаются ручным расчетом стоимости заказов. В итоге не просто растут неоправданные расходы на заработную плату, но и возникают проблемы, связанные с так называемым "человеческим фактором" - ошибки и злоупотребления.

В результате даже неумышленных ошибок в расчетах происходит завышение стоимости одних заказов и занижение других. Вот и получается, что незаметно для себя полиграфии несут убытки только лишь из-за ошибок в расчете. Кроме самих полиграфических предприятий также страдают заказчики, для которых с некоторой вероятностью может быть сделан расчет с ошибкой, приводящий к завышению стоимости услуг.

Выход из такой ситуации видится только один - автоматизация оперативного учета в полиграфическом производстве. Как и бывает в таких случаях, когда потребность в системе автоматизации есть, но система еще не создана, пользователи собственными усилиями начинают с нуля создавать программы. В силу того, что такие проекты требуют больших затрат, профессиональных программистов и немалого времени на разработку, создать что-то стоящее собственными силами не удается и пользователи возвращается к привычным амбарным книгам, в лучшем случае, усовершенствованным до ведения таблиц в Excel.

Как показывает опыт, неудачные попытки разработки программного обеспечения приводят полиграфистов к убеждению, что процессы в полиграфическом производстве вообще не поддаются какому-либо компьютерному учету.

Система автоматизации учета APP System явилась результатом формализации бизнес-процессов в полиграфическом производстве на базе опыта передовых типографий. При создании системы мы поставили перед собой цель не только упростить и ускорить оперативный учет на производстве, но и предоставить руководству типографии возможность получать необходимую информацию для принятия управленческих решений.

При проектировании системы автоматизации мы использовали дедуктивный метод, разбив полиграфическое производство на три составные части: допечатная подготовка (набор, сканирование, цифровая обработка, верстка), собственно печать и послепечатные работы. По аналогии с производством разделению была подвергнута продукция типографий: книги, газеты, брошюры, листовки, афиши, календари и т. д. На основании проделанной детализации стоимость, например календарика складывается из следующих составляющих: набор, верстка, сканирование, цифровая обработка, печать, бумага, резка, кругление углов, лакирование.

Программа APP System разрабатывалась в постоянном взаимодействии с ее непосредственными пользователями о чем говорит положительный опыт ее внедрения в течение 3 лет в более чем 10 типографиях, благодаря чему она в точности отвечает требованиям фирм, работающих в рекламно-издательской области. Формы ввода и обработки информации неоднократно видоизменялись с целью получения удобного и интуитивно понятного пользователю интерфейса, не требующего от него специальных знаний. Для расчета стоимости заказов пользователь должен ввести несколько основных цифр (тираж, размер заказа, цветность и т.д.), после чего, программа, проверив введенные данные на правильность и на логическую непротиворечивость, рассчитает общую стоимость с поэлементной детализацией стоимости заказа в калькуляции.

APP System обладает следующими уникальными преимуществами:

Открытость исходного кода позволяет пользователям системы вносить любые необходимые изменения: изменять интерфейс, отчеты, алгоритмы расчета. Открытость кода гарантирует возможность 100% адаптации системы под особенности оперативного и производственного учета на Вашем предприятии.

Гибкая встроенная система настройки, позволяющая легко изменить систему учета под конкретное предприятие, причем для настройки не требуется навыков программирования.

Среда разработки VBA и используемая СУБД Access делает систему простой для понимания и не требует приобретения дорогостоящих СУБД и специалистов для их обслуживания.

Основными функциональными возможностями программы являются:

Многофункциональность: расчет стоимости допечатных работ, бумаги, печати, послепечатных работ. Сложность заказа не ограничена - от визитной карточки до брошюры.

Удобство форм ввода Заказов: для расчета стоимости достаточно ввести несколько необходимых цифр (тираж, размер изделия, список работ и т.д.), автоматический пересчет тиража в формате заказа в формат печати.

Неограниченный перечень полиграфической продукции в прайсах, гибкость настройки учета.

Многовалютность прайса продукции с возможностью пересчета в рубли.

Вывод на печать различных документов по заказам.

Аналитический модуль, позволяющий проводить анализ продаж и оплаты заказов, получение аналитической информации по заказам в виде выборок и отчетов, многокритериальный отбор заказов.

Отслеживание оплаты заказа.

Гибкая настройка: ведение прайсов, справочников продукции, клиентской базы, вспомогательных настроек.

Многопользовательский режим (возможность работы с одной базой данных нескольким пользователям). Возможность настройки доступа к различным пунктам меню и элементам форм в модуле Администрирование.

По мнению пользователей, система APP System на порядок повысила скорость и уменьшила ошибки расчетов. Данная система позволяет менеджерам типографий анализировать себестоимость каждого заказа, учитывать все затраты, управлять ими, повышая конкурентоспособность предприятия в целом.

Поделитесь этой записью или добавьте в закладки