Как успеть все сделать и вовремя закончить свой рабочий день

Марк МакКормак (Mark H. McCormack), основатель и руководитель International Management Group, крупнейшего в мире маркетингового агентства в области спорта.

Организованность работника всегда проявляется в том, как он заканчивает рабочий день. Просто поразительно, как иной раз люди берегут свое время — вовремя приходят на работу, успевают отлично подготовиться к планерке в 10.15, знают, когда, где и с кем им предстоит обедать, зачем им нужно быть на конференции в 14.45, чего ждать от беседы с клиентом в 16.30.

У таких работников весь рабочий день четко делится на составные части, правда, нет точного указания, когда покидать рабочее место. Если вы мне не верите, то загляните в свой ежедневник и поищите там пункт «Домой!».

У меня всегда вызывали удивление жалобы на многочасовую работу и отсутствие равновесия между личной жизнью и профессиональными обязанностями.

Без сомнения, для этой проблемы есть очень простое решение: определить час ухода с работы и строго его придерживаться. Впрочем, это скорее создаст новые проблемы, чем решит старую, — особенно если вы будете уходить с работы, не доведя до конца важные дела. В конце концов вы окажетесь в плену у собственной нерадивости.

Намного целесообразнее заканчивать работу в один и тот же час, но параллельно усовершенствовать свой рабочий распорядок, чтобы повысить результативность собственной деятельности. Предлагаю семь довольно простых изменений.

1. Приходите пораньше

Все очень просто. Раз вы желаете вовремя отправляться домой, приходите на работу заблаговременно. Почему об этом никто не думает? Ведь до прихода остальных можно так много сделать. Обстановка для работы идеальная. Никто не отвлекает ваше внимание — тишина, никаких телефонных звонков, никаких утренних чаепитий и разговоров о вчерашнем матче.

Если подобная кутерьма начинается около 10 часов, то вам следует приходить в 8.30 — тогда эти полтора часа будут так же плодотворны, как три-четыре часа в разгар рабочего дня. Только представьте, когда можно будет уходить домой при такой результативности.

2. Плотно закрывайте дверь

Закрытая дверь вовсе не признак нелюдимости или враждебности. Скорее, это некое препятствие, которое заставит ваших коллег дважды подумать, прежде чем нарушить ваш покой. Для общительных людей именно плотно прикрытая дверь отделяет эффективную работу от пустой суматохи.

3. Избегайте лишних перемещений

Некоторые не могут и десяти минут уделить коллеге, но с готовностью полетят на полуторачасовое совещание, сулящее выгодный заказ или клиента. Теряюсь в догадках о причинах такого поведения. Вероятно, таким людям просто хочется сменить обстановку. Или же им кажется, что ежедневные перелеты туда-сюда повышают важность вопросов, обсуждаемых при встрече.

Какова бы ни была действительная причина, на самом деле только некоторые ситуации требуют срочного вылета — как правило, вопрос всегда можно решить по телефону.

Я ни в коем случае не хочу принизить значение личного общения. Тем не менее ситуации отчаянной спешки, когда сроки жесткие и действовать нужно немедленно, знакомы каждому. Но и в таких случаях следует все-таки хорошенько подумать, прежде чем покупать билет на ближайший рейс. Наверняка что-то можно уладить, находясь на привычном рабочем месте. Отказавшись от двух-трех поездок, вы с пользой для дела выиграете двадцать пять—тридцать часов.

4. Найдите себе заместителя

Зачастую люди тратят неоправданно много времени только потому, что у них нет надежного помощника, который бы разделил с ними рабочую нагрузку и в случае необходимости встал у руля. Многие считают себя незаменимыми, все делают лично, не доверяя никому. Собираясь в двухнедельный отпуск, работают чуть ли не до полуночи и без выходных, лишь бы все закончить до отъезда. Вам это знакомо?

Такой подход неэффективен и вызывает у меня только усмешку. Незаменимых людей не бывает, и всегда найдется человек, которому по силам выполнить работу за вас. Между тем многие просто не осознают свою потребность в заместителе или не пытаются такового найти. Говоря о заместителе, я имею в виду вовсе не личного помощника или подчиненного, на чьи плечи можно переложить груз рутинных и тягостных обязанностей. Необходим, скорее, товарищ, способный в наиболее напряженные периоды работы подставить плечо или заменить вас во время отсутствия (такому коллеге вы и сами отплатили бы тем же).

Подыскать соответствующую кандидатуру гораздо сложнее, чем просто передать часть своих обязанностей другому. Впрочем, и такой метод помогает значительно сэкономить время. Во многом он напоминает создание партнерских отношений внутри коллектива, выгода от которых исчисляется свободным временем.

5. Учитывайте, что вы можете лучше справляться со своими обязанностями

Очень часто люди не понимают, что стали опытнее и делают свою работу гораздо лучше, чем раньше. Тем не менее они по-прежнему тратят много времени на те задачи, которые теперь можно выполнить значительно быстрее.

По сравнению с недавним прошлым сейчас я без особого труда связываюсь с нужными людьми, совещания провожу в два раза быстрее, успеваю надиктовать больше писем и провести больше переговоров по телефону. А уж когда у меня под рукой все современные средства связи, сделки заключаются буквально мгновенно. Повышение результативности есть следствие накопленного опыта.

Поразительно, но многие не осознают преимуществ, полученных благодаря возрасту и опыту. Темпы работы таких сотрудников остаются на уровне пяти- или десятилетней давности. Как будто время остановилось и годы не принесли ничего нового.

Я такого просто не принимаю. Если вы раз от раза лучше выполняете работу, следует делать ее в более сжатые сроки. Придерживаться этого принципа надо и при проведении совещаний и переговоров, и при написании писем. Если же вы по-прежнему тратите на это столько же времени, сколько несколько лет назад, вы просто обманываете себя, а подобное заблуждение наверняка продлит ваш рабочий день.

Поделитесь этой записью или добавьте в закладки