Предыдущая страница реферата | 13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23 | Следующая страница реферата

На факультет поступают различные материалы по конференциям.
Ежемесячно проводятся заседания Ученого совета, для которых готовится явочный лист, повестка дня, которая разносится членам совета. После заседания все протоколы подшиваются в папку. Ежегодно деканат собирает информацию о хоздоговорных и госбюджетных НИР, которую потом передает в учебный отдел.

На кафедре ежемесячно проводится заседания кафедры по разработанным планам работы. Все протоколы после этого подшиваются. Также на кафедре оформляются учебные планы, календарные планы, рабочие программы, планы к расписанию. Часто отсылаются фирменные бланки в различные организации.

3.3. Организация документоведения, документооборот, схемы движения документов, в учебно-научном подразделении ВУЗа .

В университете существует подразделение занимающееся делопроизводством
- канцелярия. Через нее проходит большая часть документов, обращающихся в
ТРТУ, происходит регистрация.

Канцелярия получает почту (входящая документация), в ней происходит регистрация приказов, фирменных бланков, идет размножение и передача документов в различные подразделения университета.

На факультете документооборот осуществляют входящие, исходящие и внутренние документы. В табл. 3.2.1. указано какие стадии проходят все эти документы

Таблица 3.2.1

Входящие, внутренние и исходящие документы
|Входящие |прием и первичная обработка (канцелярия) |
| |предварительное рассмотрение (канцелярия) |
| |регистрация (канцелярия) |
| |рассмотрение документов руководителем (ректор университета,|
| |проректора) |
| |доставка документов исполнителям (декану или зам.декана) |
| |контроль исполнения |
| |подшив исполненного документа в дело (канцелярия) |
|Исходящие |составление проекта документа (факультет) |
| |изготовление документа (деканат, кафедры факультета) |
| |визирование проекта документа, его согласование |
| |подписание документа (подразделения университета) |
| |регистрация (деканат или канцелярия) |
| |отправка документа адресату (канцелярия) |
|Внутренние |составление проекта документа и его согласование |
| |(факультет, подразделения университета) |
| |изготовление документа (деканат или кафедры) |
| |визирование проекта документа (факультет, подразделения |
| |университета) |
| |подписание (факультет, подразделения университета) |
| |регистрация (канцелярия) |
| |размножение и доставка документа исполнителям (канцелярия) |
| |контроль исполнения |
| |подшивка исполненного документа в дело (канцелярия) |

При поступлении в канцелярию документов из министерства - происходит регистрация их и передача ректору университета. Ректор ставит на документах свою резолюцию и через секретаря отдает их обратно в канцелярию, после чего эти документы разносят для исполнения.

Все входящие документы обязательно проходят регистрацию в канцелярии университета (см.рис. 3.2.1)

[pic]

Рис. 3.2.1. Входящие документы

Любой внутренний, исходящий, входящий на факультет документ регистрируются в журнале; за каждый фирменный бланк, взятый в канцелярии, идет строгая отчетность.

Деканат издает и получает приказы, которые делятся на приказы по личному составу, приказы по студентам, общие приказы.

Для каждого типа приказов в деканате заведена папка. При поступлении на факультет все приказы регистрируются в журнале и подшиваются.

Если в документе, поступившем в деканат, информация касается кафедр или ее необходимо сообщить студентам, то делается ксерокопия и вывешивается на доску объявлений или передается на кафедры. Внутренние документы, изготавливаемые и перемещающиеся в университете, появляются на свет в подразделенияз ТРТУ. Эти документы подписываются руководителями
(заместителями) подразделений. Общая схема изготовления документа показана на рис. 3.2.2.

[pic]

Рис. 3.2.2 Общая схема изготовления документа

В таблице 3.2.2 показано, в виде организационной диаграммы, как происходит изготовление документа.

Таблица 3.2.2.

Оргдиаграмма изготов- ления документа
| |[pic|[pic|[pic|[pic|[pic|[pic|
| |] |] |] |] |] |] |
|Указание о написании док-та | ( | | | | | |
|Написание проекта | | (| | | | |
|Набор документа | | | | | | |
| | | |( | | | |
|Проверка документа | | | | | | |
| | |( | | | | |
|Согласование документа | | | | (| | |
|Подписание документа | | | | ( | | |
|Регистрация документа | | | | | ( | |
|Набор документа | | | | | | (|
|Сверка документа | | | | | | |
|Размножение документа | | | | | | (|
|Заверение копий документа | | | | | | |
| | | | | |( | |
|Расписывание в тетради | | | | | | |
| | | | | |( | |
|Подшивка оригинала в архив | | | | | | |
| | | | | |( | |
|Распределение по | | | | | | |
|подразделениям | | | | |( | |

Если документ просто проходит от подразделения к подразделению, то после подписания (6, табл. 3.2.2.) идет передача его в нужное подразделение.

Более развернутая схема создания и движения документа (приказа) показана на рис. 3.2.3
|Деканат |
|[pic] |
|[pic] |
|[pic] |
|[pic] |

Рис. 3.2.3 Схема создания и движения документа (приказа)

Если документ оформляется на фирменном бланке (бланк берется в канцелярии под отчет), то в книге регистрации проставляется куда, по какому вопросу направляется письмо, а также делается его ксерокопия.

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: фонды реферат, шпоры.



Предыдущая страница реферата | 13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23 | Следующая страница реферата

Поделитесь этой записью или добавьте в закладки