Предыдущая страница реферата | 6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16 | Следующая страница реферата

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Порядок работы с исходящими документами ООО «ДИН» приведен в схеме 2, стр. 48.
Схема 2. Оперограмма движения исходящих документов

|Кто |Испол-н|Структурные |Юрист |Ген. |Общий |
|выполняет |ители |подразделения | |Директо|отдел |
| | | | |р | |
| | |Секре- | |Компани| |
|Операции | |Руковод-тари | |и | |
| | |ство | | | |
|1.Составление | | | | | |
|проекта | | | | | |
|2. Согласование| | | | | |
|3. Внесение | | | | | |
|изменений | | | | | |
|4.Печать | | | | | |
|5. Визирование | | | | | |
|6.Внесение | | | | | |
|изменений | | | | | |
|7. Считка | | | | | |
|8. Визирование | | | | | |
|9. Передача на | | | | | |
|подпись | | | | | |
|10 Подписание | | | | | |
|11 Передача на | | | | | |
|регистрацию | | | | | |
|12. Регистрация| | | | | |
|13. Отправка | | | | | |

- движение документов, подписываемых Генеральным директором

- движение документов, подписываемых руководителями структурных подразделений
2.3. Регистрация документов

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».[65]

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов[66].

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления[67] и Типовой инструкции по делопроизводству[68]. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

Для ООО «ДИН», как для строительной компании, характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику компании, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями
Генерального управления, другая же в структурных подразделениях и филиалах.
Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно его секретарем.

В ООО «ДИН» регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь-референт разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.

На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов ООО «ДИН» осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.

Форма регистрационного журнала для входящих документов:
|Дата |Вх. |Дата и |Коррес-понден|Заголовок |Исполни-тель|
|поступления |№ |№ |т/кто | | |
| | |док-та |подписал | | |
|1 | 2 |3 | 4 |5 |6 |

Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа».

На исходящих документах Компании проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями.[69] Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями
ГСДОУ[70] в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В Компании номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не входит.

Регистрация исходящих документов ООО «ДИН» ведется в журнале, содержащем следующие графы:
|Дата |Исход. |Адресат |Краткое |Исполнитель/ |Прим. |
|док-та|№ | |содержание/ |Кто принял |(кто |
| | | |кто подписал | |принял |
| | | | | |док-нт) |
|1 |2 |3 | 4 |5 |6 |

В Компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя
Генерального директора, а также приказы по основной и административно- хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя Компании.

Журналы регистрации внутренних документов содержат следующие графы:
|Дата и номер|Дата и |Структурное |Вид |Содержа|Исполнитель |
|поступления |номер |подразделение |док-т|ние | |
| |док-та | |а | | |
|1 |2 |3 |4 |5 |6 |

ООО «ДИН» имеет в своем составе несколько филиалов, территориально находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.

При анализе регистрации документов ООО «ДИН» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ[71]. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Одним из наиболее существенных недостатков организации регистрации в
Компании является то, что в нарушение пункта ГСДОУ 3.2.1.2.[72] об одноразовой регистрации корреспонденции, должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляют повторную регистрацию документов в журналах. Это вызвано недостаточно четким порядком регистрации.

Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.
2.5. Организация контроля исполнения документов

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: дипломная работа аудит, сочинение на тему зима.



Предыдущая страница реферата | 6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16 | Следующая страница реферата

Поделитесь этой записью или добавьте в закладки