Предыдущая страница реферата | 12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22 | Следующая страница реферата

После ввода данных вам может потребоваться упорядочить их. Процесс упорядочения записей в базе данных называется сортировкой. Порядок сортировки записей определяется конкретной задачей. При сортировке изменяется порядок следования записей в базе данных или таблице. Таким образом происходит изменение базы данных. Вы должны иметь возможность восстановить исходный порядок следования записей. Универсальным средством для этого является введение порядковых номеров записей. В сочетании со средствами Excel по восстановлению данных это полностью защитит вашу базу от потерь при случайных сбоях в работе.

Команда Данные | Сортировка устанавливает порядок строк в таблице в соответствии с содержимым конкретных столбцов.

Сортировка по возрастанию предполагает следующий порядок:
82. Числа
83. Текст, включая текст с числами (почтовые индексы, номера автомашин)
84. Логические значения
85. Значения ошибок
86. Пустые ячейки

Сортировка по убыванию происходит в обратном порядке. Исключением являются пустые ячейки, которые всегда располагаются в конце списка.

Самая быстрая и простая сортировка по возрастанию или убыванию проводится с помощью соответствующих кнопок [pic].

При выборе Данные | Сортировка открывается окно диалога “Сортировка диапазона”, которое позволяет вам указать поля для сортировки и определить критерий сортировки. С помощью раскрывающегося списка Сортировать по вы можете выбрать столбец для сортировки. Порядок сортировки устанавливается переключателями по возрастанию или по убыванию.

При сортировке по возрастанию текстовые данные упорядочиваются в алфавитном порядке от А к Я. Числовые данные упорядочиваются по возрастанию значений от минимального к максимальному. Даты упорядочиваются от наиболее ранней даты к наиболее поздней. При выборе переключателя по убыванию порядок сортировки изменяется на противоположный.

[pic]

Рис. 29. Окно сортировки

Два дополнительных раздела Затем и В последнюю очередь, по позволяют определить порядок вторичной сортировки для записей, в которых имеются совпадающие значения.

Переключатель Идентифицировать поля по указывает, имеется ли в сортируемом списке строка заголовков, которую нужно исключить из сортировки. При наличии в списке меток столбцов выберите переключатель
Подписям, в противном случае — Обозначениям столбцов листа.

Окно диалога содержит кнопку Параметры, в результате нажатия которой открывается окно диалога “Параметры сортировки”. С помощью этого окна вы можете:
87. Определить пользовательский порядок сортировки для столбца, указанного в раскрывающемся списке Сортировать по
88. Сделать сортировку чувствительной к использованию прописных и строчных букв
89. Изменить направление сортировки (вместо сортировки сверху вниз установить сортировку слева направо)

5 Фильтрация данных в списке

Фильтрация списка позволяет находить и отбирать для обработки часть записей в списке, таблице, базе данных. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям. При этом остальные строки оказываются скрытыми.

В Excel для фильтрации данных используются команды Автофильтр и
Расширенный фильтр. В случае простых критериев для выборки нужной информации достаточно команды Автофильтр в ячейках выделенных заголовков должны появиться новые элементы: [pic]. C их помощью можно устанавливать критерии фильтрации данных.

[pic]

Рис. 30. Выбор критерия

[pic]

Рис. 31. Условия критерия

При использовании сложных критериев следует применять команду
Расширенный фильтр.

Обе команды вызываются в результате выбора команды Данные | Фильтр.

6 Подведении итогов в базе данных

Один из способов обработки и анализа базы данных состоит в подведении различных итогов. С помощью команды Данные | Итоги можно вставить строки итогов в список, осуществив суммирование данные нужным способом. При вставке строк итогов Excel автоматически помещает в конец списка данных строку общих итогов.
После выполнения команды Данные | Итоги вы можете выполнить следующие операции:
90. выбрать одну или несколько групп для автоматического подведения итогов по этим группам
91. выбрать функцию для подведения итогов
92. выбрать данные, по которым нужно подвести итоги
93. Кроме подведения итогов по одному столбцу, автоматическое подведение итогов позволяет:
94. выводить одну строку итогов по нескольким столбцам
95. выводить многоуровневые, вложенные строки итогов по нескольким столбцам
96. выводить многоуровневые строки итогов с различными способами вычисления для каждой строки
97. скрывать или показывать детальные данные в этом списке

Команда Итоги вставляет в базу данных новые строки, содержащие специальную функцию.
Синтаксис: ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(номер_функции; ссылка)
Номер_функции - это число от 1 до 11, которое указывает, какую функцию использовать при вычислении итогов внутри списка.
|Номер функции |Функция |
|1 |СРЗНАЧ |
|2 |СЧЁТ |
|3 |СЧЁТЗ |
|4 |МАКС |
|5 |МИН |
|6 |ПРОИЗВЕД |
|7 |СТАНДОТКЛОН |
|8 |СТАНДОТКЛОНП |
|9 |СУММ |
|10 |ДИСП |
|11 |ДИСПР |

Ссылка - это интервал или ссылка, для которой подводятся итоги.

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: реферат на тему экология, культурология.



Предыдущая страница реферата | 12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22 | Следующая страница реферата

Поделитесь этой записью или добавьте в закладки