Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11 | Следующая страница реферата

Системная карта текущего состояния фирмы.

Рис. 4
Анализ информационных потоков и документооборота внутри фирмы.

Для лучшего понимания связей между отделами следует рассмотреть систему информационных потоков внутри фирмы.
Первые сведения о потенциальных клиентах получают отделы продаж, по данным первичных контактов составляются заявки на демонстрацию справочно-правовых систем или бухгалтерских программ клиентам. Клиент ставит отметку на этих заявках. Это необходимо, так как для стимулирования торговых агентов такие заявки оплачиваются. Для клиента эта демонстрация бесплатна. По заявкам и первичным контактам ведутся базы данных в электронной таблице Excel, независимые друг от друга в отделах продаж и отделе прикладных программ.
В результате дальнейшей работы с потенциальными клиентами с ними либо заключается договор на поставку программных продуктов, либо выясняется, что у клиента нет потребности в данном продукте, но работа с ним не прекращается так как спектр услуг предоставляемых фирмой Гориславцев и К достаточно широк и возможны другие продажи.
Рассмотрим, как движется информация внутри фирмы, в случае если клиент принимает решение приобрести СПС Консультант+. Торговый агент выписывает клиенту счет на оплату, второй экземпляр счета передается администратору отделу, который отслеживает оплату счета и формирует пакет документов на данного клиента. Пакет документов включает в себя договор, счет, счет- фактуру и акт сдачи-приемки СПС (в двух экземплярах), кроме этого к пакету прилагается коробка с дистрибутивом. Одновременно в базу данных администратора вносятся сведения о клиенте, и делается отметка о списании дистрибутива со склада. Весь пакет документов передается сотруднику, ответственному за установку системы. В его обязанности входит вернуть администратору фирмы документы с печатями и подписями клиентов, подтверждающими согласие клиента с условиями поставки предлагаемой схемой обслуживания. Администратор делает в своей базе данных отметку о сдаче документов и формирует реестр сдачи документов, который передается вместе с актами сдачи-приемки СПС в бухгалтерию. А договор и счет передается в отдел обслуживания и служит основанием для постановки клиента на обслуживание.
Ежемесячно клиенту выставляется акт информационного обслуживания и счет- фактура, которые формируются автоматически в базе данных, распечатываются из нее и где делается отметка при сдаче их с подписью и печатью клиента и формируется реестр сдачи документов, с которым вместе акты и счета-фактуры передаются в бухгалтерию.
В бухгалтерии первичные документы проверяются, вводятся в бухгалтерскую базу данных, где по ним делаются необходимые проводки. Схожая схема документооборота и в отделе прикладных программ с единственной особенностью, что там нет абонентского обслуживания, настройки программ и другие услуги, как правило, разовое явление. И документы выписывают сами сотрудники.
Кроме этого каждый отдел отслеживает платежи клиентов и ведет работу с должниками. Для лучшего понимания процессов составим структурную схему ЗАО
«Гориславцев и К».
Эта схема отработана в течение ряда лет и была вполне эффективна на раннем этапе работы фирмы, при не большом количестве клиентов. Рассмотрим проблемы возникшие в результате процесса роста числа клиентов.

Структура ЗАО «Горислувцев и К» и информационные потоки Рис. 5

Симптомы возникающей проблемы.

В результате роста общего числа клиентов, их сейчас около 3000, выявился целый ряд сложностей и недостатков в существующей схеме движения и обработки информации.
Прежде всего, поток информации значительно возрос, и увеличилась нагрузка на операторов, администраторов и бухгалтеров, т.е. сотрудников непосредственно связанных с первичной обработкой данных и документов.
Возникла необходимость в увеличении административного штата либо пересмотре организации труда.
Но простой набор персонала приведет к необходимости увеличения площадей, покупке техники и мебели, и не решит многих других возникающих проблем.
Например, вопрос доступности информации для сотрудников фирмы, использующийся метод передачи данных о клиенте между отделами «из уст в уста», крайне не эффективен, особенно в условиях интегрированного подхода к обслуживанию клиента. Теряется много ценной информации, нет возможности анализировать оказанные услуги и вести планирование и учет.
, Рассмотрим входные выходные параметры процесса продажи и обслуживания клиентов.

Схема входа-выхода продажи программных продуктов и обслуживания клиентов фирмы Рис. 6

Исторически возникла ситуация, когда каждый отдел, пытаясь решить проблему
«информационного голода», создавал внутренние базы данных, произошел процесс дублирования информации и некоторых операций, связанных с ведением этих баз, например: платежи - вводятся в три различные базы данных, т.е. трижды повторяется одна и та же операция.
Еще один вопрос, который нельзя обойти в условиях жесткой конкуренции, это безопасность и защита информации, очень сложно контролировать доступ ко многим разрозненным базам данных.
Кроме того, на фирме ведется складской учет с ассортиментом более 100 наименований по трем основным направлениям: Консультант +, бухгалтерские программы и материалы, необходимые для проведения технических работ.

Таблица 2.1

SWOT – анализ состояния фирмы.
|Сильные стороны |Слабые стороны |
|Существующая организационная |Слабая обратная связь. |
|структура, с определенными |Большие издержки на |
|бизнес-процессами и распределенными|документооборот. |
|ролями. |Недостаточная оперативность |
| |документооборота. |
| |Большой объем информации. |

|Возможности |Угрозы |
|Известная торговая марка. |Сращивание с государственными |
|Качественный сервис. |структурами и получение кредитов. |
|Дополнительный сервис. |Демпинговая ценовая политика. |
|Создание сходных по роду бизнесов. |Снижение стоимости услуг за счет |
|Создание эффективной сети поставок |повышения качества. |

Представим процесс функционирования фирмы в виде схемы.

Процессная схема работы фирмы в текущем состоянии Рис. 7

Поле сил Рис. 8

1 Выбор целей и ограничений

Цель это характеристика создаваемой системы либо режим работы измененной системы. Цель должна быть достижима, и соответствовать миссии организации.
Необходимым условием является ее измеримость, определенность во времени и конкретность.
Основной целью этой организации является поставка на рынок высококачественного сервиса в области поставки и обслуживания СПС и программного обеспечения для ведения автоматизированного бухгалтерского учета.
И целью данного нововведения является улучшение функционирования организации в целом путем обеспечения эффективного управления ресурсами и системой. Это вполне соответствует общей цели организации и будет способствовать улучшению качества предоставляемых услуг за счет ускорения движения информации внутри организации, большей доступности информации для сотрудников фирмы и возможности интегрированного подхода к обслуживанию клиентов. Кроме того, усилится обратная связь, которая позволит с большей точностью оценивать эффективность всех проводимых рекламных и маркетинговых акций.
Всех этих целей возможно достичь путем создания единого информационного пространства внутри фирмы и построения эффективной системы учета и анализа хозяйственной деятельности организации.
Ограничения - это режимы работы системы, которых надо избегать, и чаще всего ограничения возникают из внешней для системы среды.
В данном случае основными ограничениями служат возможности используемого для написания базы данных программного обеспечения и стоимость разработки и внедрения этой системы. Следует так же учесть затраты на поддержание информационной системы в будущем, так как законодательство и другие факторы внешнего окружения находятся в состоянии непрерывного изменения заставляя организацию меняться и приспосабливаться. И как следствие требования к информационной системе внутри фирмы будут изменяться.
Таким образом можно выделить три основных группы ограничений:
1. бюджет фирмы;
2. возможности программного обеспечения;
3. временной интервал.
Основные принципы, которых необходимо придерживаться руководству фирмы при принятии решения (заданные с учетом ограничений)
1. При нововведении фирма должна переместиться из текущего состояния без значительного финансового ущерба.
2. Необходимо четкое представление о системе в будущем состоянии, для того, что бы наиболее точно подобрать средства достижения целей.
3. Сроки проведения инновации ограничены 6-8 месяцами. В противном случае этот процесс затянется и может выйти из–под контроля.

Цели требуют усилий, т. е. затрат. Затраты можно финансировать только из прибыли. Все затраты связаны с риском, поэтому требуют прибыли для покрытия рисков потенциальных убытков. Поэтому нововведение следует проводить только при устойчивом положении фирмы, т. е. в случае стабильного получения прибыли.

Дерево целей Рис. 9

2 Выбор критериев достижения целей

Критерии, определяющие достижение цели:
V Все исходящие документы оформляются с помощью ПК.
V Мгновенное получение достоверной информации по взаиморасчетам с клиентами.
V Мгновенное получение информации о клиенте (сотрудники, телефоны, адреса, отгруженные ему товары, переписка).
V Уменьшение количества операторов на 30% при выполнении того же объема работы.

Выводы по главе

В данной главе фирма ЗАО «Гориславцев и К» была рассмотрена в качестве системы. Был проведен анализ, в результате, которого были выявлены основные проблемы и слабые стороны внутри системы. o Слабая обратная связь. o Большие издержки на документооборот. o Недостаточная оперативность документооборота. o Большой объем информации.
Была выявлена цель нововведения, отвечающая свойствам SMART, улучшение функционирования организации в целом путем обеспечения эффективного управления ресурсами и системой.
Эта цель вполне соответствует миссии организации и отвечает ее главной цели поставке на рынок качественного сервиса.
Указаны основные ограничения достижения цели: o Бюджет фирмы; o Возможности программного обеспечения; o Временной интервал.
И выбраны критерии достижения цели.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ И ВНЕДРЕНИЕ НОВОВВЕДЕНИЯ

1 Проектирование и моделирование вариантов

Рассмотрим возможные варианты достижения целей.
Для улучшения сервиса:
. Увеличение штата;
. Замену компьютеров на более новую модель;
. Введение системы карточек учета клиентов;
. Дополнительное обучение сотрудников.
Уменьшение дебиторской задолженности включает в себя следующие варианты:
. Строгое отслеживание платежей
. Создание системы оповещения клиентов о неоплате;
. Назначение в каждом отделе менеджера по работе с неплательщиками;
. Введение системы выставления счетов
Проанализировав спроектированные варианты, можно сделать следующие выводы, что для решения данной проблемы необходимо создание единой информационной системы. Это позволит достичь всех поставленных целей, а кроме этого появятся дополнительные
Теперь процесс проектирования сводиться к подбору необходимого программного обеспечения для реализации нововведения и расчета примерной стоимости реализации проекта на базе различных программных продуктов. Необходимо так же включить в стоимость проекта и стоимость создания системы. В зависимости от выбранной программы вполне возможно создание информационной системы собственными силами.
Для проектирования и выбора варианта необходимо задать параметры системы.
Рассмотрим показатели, характеризующие размер документооборота предприятия и количество единиц аналитического учета. В таблицу включены показатели, характеризующие компанию, занимающуюся розничной продажей товаров и оказанием услуг и не имеющую торгового зала.

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: окружающая среда реферат, банк курсовых работ бесплатно, сочинение на тему.



Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11 | Следующая страница реферата

Поделитесь этой записью или добавьте в закладки