Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8  9  10 | Следующая страница реферата

Секретарь

Секретарь выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руководителя организации или её подразделений.

Получает для руководителя сведения от работников подразделений, вызывает их по его поручениям.

Организует телефонные переговоры.

Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения.

Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем, ведет и оформляет протоколы.

Следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

Передает и принимает информацию по приемо-переговорным устройствам.

Печатает по указанию руководителя различные материалы.

Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после её рассмотрения руководителям в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

Принимает документы на подпись руководителю.

Организует прием посетителей, содействует оперативности выполнения просьб и предложений работников.

2. Организация рабочего места секретаря.

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировки и обслуживанию, а так же с учетом требований и возможностей. Использование современной оргтехникой, к его оборудованию и оснащению, является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда. Сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно секретарского обслуживания.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждениях. Так как секретарь является «лицом учреждения», то и его место должно быть образцом правильной организации.

Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих; в помещение приемной должны находиться предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы; мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для её размещения.

Секретарь должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машинке, чтения.

В комплект мебели (рабочее место секретаря) должно входить: стол канцелярский. Вспомогательный стол или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъемно-поворотное на колесиках, стулья для посетителей, шкафы и полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хранения документов, штампов, бланков.

Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормами норма площади служебных помещений должна составить не менее 4м2 на одного работника. Общая площадь приемной, где находится секретарь, не должна быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами.

Интерьером приемной следует хорошо обдумать. Сегодня фирма может воспользоваться услугами дизайнера. Помещение должно быть решено в красивой цветовой гамме светлых тонов с продуманным освещением и озеленением.
Наилучшим, признано естественное освещение.

Интерьер служебного помещения и оборудования рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы любого сотрудника.

Перед уходом секретарь должен убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место.

Раздел II.

2. Основная часть:

Правила составления и оформления документов по личному составу.

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: легкие реферат, диплом, реферат менеджмент.



Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8  9  10 | Следующая страница реферата

Поделитесь этой записью или добавьте в закладки