Работа с документами
Категория реферата: Рефераты по управлению
Теги реферата: реферат федерация, банк курсовых работ бесплатно
Добавил(а) на сайт: Severov.
Предыдущая страница реферата | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 | Следующая страница реферата
Дела по личному составу могут систематизироваться сначала по видам документов, а в пределах вида по годам и уже в таком порядке включаться в опись .
Например : Приказы директора по личному составу за 1997 г. то же за 1998 г. то же за 1999 г.
Лицевые счета рабочих и служащих за 1997 г. то же за 1998 г. то же за 1999 г. и т. д.
Личные дела, личные карточки уволенных и невостребованные трудовые книжки систематизируются строго по алфавиту. При большом объёме специальной документации ( технической, рационализаторские предложения и т.п.) на неё так же составляются отдельные описи.
В описание каждого дела входит :
-порядковый номер;
-индекс дела;
-заголовок дела ( в т.ч. аннотация );
-дата;
-количество листов;
-примечание.
В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется графа срок хранения дела. Все эти данные переписываются с обложки дела.
Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.
В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.
Если в опись вносятся дела подряд с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого дела, а все остальные обозначить словами « то же». При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.
Например : Переписка с фирмой « Агат» об установке и замене оборудования ;
То же с фирмой « Лотос» ; и т. д.
В графе описи « Примечания» делаются отметки об особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т.д.
В учреждениях , не имеющих структурных подразделений, образующих в процессе своей деятельности не более 20 дел постоянного хранения в год
,составляется общая опись ( приложение 3 ). В крупных учреждениях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности ( приложение 4).
Обработка дел и отбор их на государственное хранение должны производится регулярно по окончании делопроизводственного года.
Годовой раздел описи на дела, подлежащие постоянному хранению, составляются в каждом структурном подразделении под методическим руководством ведомственного архива работником делопроизводственной службы или лицом , ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. В конце описи структурного подразделения после последней статьи проставляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел по описи, первый и последний № дел по описи.
Если есть особенности нумерации дел ( пропущены номера или есть литерные) , они также оговариваются в итоговой записи. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается руководителем структурного подразделения.
Если структурное подразделение крупное и в нём есть экспертная комиссиия (ЭК), то опись до её утверждения руководством рассматриваеися и одобряется ЭК. Составляется опись в 2-х (при наличии ЭК в 3-х) экземплярах. Один - остаётся в делах структурного подразделения, второй
- передаётся в ведомственный архив вместе с делами ( третий подшивается к протоколу ЭК ).
Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: биология 6 класс, шпаргалки по математике, реферат по русскому языку.
Предыдущая страница реферата | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 | Следующая страница реферата