Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8  9 | Следующая страница реферата

На основе описей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения и по ней ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хранение в государственный архив в соответствии с установленными правилами.

В маленьком учреждении или фирме эту работу выполняет секретарь.

III. Сдача дел в ведомственный архив.

Сдача дел из структурного подразделения в архив учреждения , если он есть, проводится по графику, составленному архивом , согласованному с руководителями структурных подразделений и утверждённому руководителем учреждения. Эта работа должна проводится ежегодно. Дела с постоянными сроками хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приёма всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительначя подпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной подписью ставится дата приёма-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших её.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.

Дела временного хранения ( до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, « Основные правилв ведомственных архивов» разрешают хранение этих дел « центральной службой делопроизводства или в структурных подразделениях» до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

В недавно созданных коммерческих фирмах секретарь должен через два года провести положенную обработку дел и переложить их в другой шкаф, который образует начало будущего архива фирмы.

IV. Приложения.

Приложение 1.

Образец.

Лист - заверитель дела №_____

В деле подшито и пронумеровано 200 ( двести ) листов + 1 лист внутренней описи в том числе : литерные листы 58 а, 120 а, 120 б.
Лист 150 имеет физическое повреждение : разрыв и склейка.

Секретарь подпись

Ф.И.О.

Дата_______________

Приложение 2.

Форма внутренней описи документов дела.

Внутренняя опись документов дела №_____________

№№ ! Индекс ! Дата ! Заголовок ! Номера !
Примечание п/п !докумен. ! документа ! документа ! листов дела !

1 ! 2 ! 3 ! 4 !

5 ! 6

Итого________________________ документов цифрами и прописью

Количество листов внутренней описи_______________________________ цифрами и прописью

Наименование должностного лица, составившего опись подпись расшифровка

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: биология 6 класс, шпаргалки по математике, реферат по русскому языку.



Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8  9 | Следующая страница реферата

Поделитесь этой записью или добавьте в закладки