Выбор программного средства для комплексной автоматизации работы офиса
Категория реферата: Рефераты по информатике, программированию
Теги реферата: матершинные частушки, банк курсовых работ бесплатно
Добавил(а) на сайт: Моика.
1 2 3 4 5 6 7 | Следующая страница реферата
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время уже сложно представить современный офис без компьютеров. Применение компьютерных технологий позволяет значительно повысить производительность и качество работы как отдельного секретаря- референта, так и служб документационного обеспечения управления в целом.
Долгое время автоматизация учреждений в осуществлялась в виде
различного рода подсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя
значимости этих подсистем, стоит заметить, что они охватывали лишь до 15-
20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.
Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением
функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и
интегрированных пакетов программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus
Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными
потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного
предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием
комплексности в автоматизации делопроизводства и управления
документооборотом.
В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.
Сложно сравнить системы, представляемые сегодня на отечественном рынке. Их более или менее подробная классификация отсутствует, что часто приводит к сравнению систем, предназначенных для решения рпинципиально различных задач.
О специфике каждой программы по автоматизации предприятий можно узнать через Интернет, из рекламных материалов, статей в СМИ.
Выбор программного обеспечения необходимо предварять сознанием технического задания, подробно описывающего, что именно должна иметь программа.
В работе рассматриваются основные варианты выбора программного средства для комплексной автоматизции, их плюсы и минусы.
Методы автоматизации учреждений
Рассмотрим основные методы автоматизации учрежденческой деятельности.
Современные организации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и
выполняющих отдельные части общей работы. Основными фазами жизни
неструктурированной информации в офисе являются:
•ввод информации в систему,
•хранение, навигация, поиск и фильтрация документов,
•коллективного работа с документами,
•вывод информации из системы.
Существуют различные способы ввода информации в систему. Это прежде
всего сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В
системах первого поколения графические образы введенных документов
идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска
необходимой информации (например: система SoftSolutions). Позднее стала
применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical
Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его
графический образ “переводится” в текст, затем следует исправление ошибок
распознавания.
При массовом ручном вводе однотипных документов используются
электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем
выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет
упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления.
Информация в офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных
носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и
т.п.).
Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.
Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.
Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных ОС типа Windows 95 есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.
Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в
почтовых ящиках в виде почтовых сообщений с присоединенными файлами.
Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок личного и
коллективного пользования. Однако в таких системах поиск и фильтрация
ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту
почтового сообщения.
Специфический метод хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде так называемой базы документов. База документов может хранить как однотипную так и разнотипную информацию в виде одного файла. Документы допускают внутреннюю структуризацию на основе формуляров путем выделения и добавления полей в документе. Навигацию в базе документов упрощает наличие страниц баз документов и категорий документов. Почтовые сообщения также хранятся в виде базы документов, файлы произвольного вида допускается присоединять к текстовым документам.
Многие современные системы электронных документов используют в дополнение к файловой системе так называемые библиотеки документов, содержащие в БД карточки документов с атрибутами и ключевыми словами. Для логической группировки документов применяются папки.
Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе индекса. При использовании механизма четкого поиска (например, DOCS OPEN) в запросе не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа - ошибок распознавания. При этом может морфологический разбор позволяет упростить
Недавно на основе нейронных сетей и искусственного интеллекта
реализована технология нечеткого поиска по полному содержанию документа
(например, технология адаптивного распознавания образов APRP в пакете
Excalibur EFS). Нечеткий поиск не требует полного соответствия искомых фраз
с содержимым документов, кроме того, исключает потребность в исправлении
ошибок после распознавания текста. Система поиска всегда выдает
пользователю ответ, наилучшим образом согласованный с терминами или фразами
запроса.
Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: сочинение тарас, дипломная работа разработка.
1 2 3 4 5 6 7 | Следующая страница реферата