Выбор программного средства для комплексной автоматизации работы офиса
Категория реферата: Рефераты по информатике, программированию
Теги реферата: матершинные частушки, банк курсовых работ бесплатно
Добавил(а) на сайт: Моика.
Предыдущая страница реферата | 1 2 3 4 5 6 7 | Следующая страница реферата
DOCS Open обладает развитыми средствами защиты документов. Система может определять права доступа к карточке документа и к самому телу документа.
Для интеграции с приложениями в состав DOCS Open входит модуль обмена информацией с Lotus Notes, а именно: Interchange for Lotus Notes.
Система DOCS Open также хорошо интегрируется с системой управления
документооборотом Action WorkFlow или более простыми программами Action
DocRoute и WorkRoute.
Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.
Система управления документами Excalibur EFS
Другим примером системы управления электронными документами является
продукт Excalibur EFS фирмы Excalibur Technologies Corp. Серверное
программное обеспечение данной системы функционирует в среде операционной
системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать под MS Windows и
Windows 95. В качестве базы данных учетных карточек могут применяться СУБД
Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Эта система использует новейшие
технологии нейронных сетей и искусственного интеллекта и основанные на них
метод нечеткого поиска по полному содержанию документа и “компактный”
способ индексирования (30% исходного текста против 70- 100% для
полнотекстового поиска). Нечеткий поиск сокращает до минимума влияние
ошибок распознавания символов, ошибок набора на клавиатуре при вводе
данных, а также ошибок правописания в запросах поиска. Пакет базируется на
оригинальной технологии адаптивного распознавания образов APRP и реализован
с помощью механизма нейронных сетей. Эта технология обеспечивает
автоматическую индексацию всего содержания документа, что исключает
необходимость выбирать вручную ключевые слова и дает возможность нечеткого
поиска любого слова в документе.
Пакет Excalibur EFS предоставляет пользователю и другие режимы поиска информации:
•нечеткий поиск по названиям документов;
•ассоциативный поиск по всему тексту с заданными синонимами;
•прямой доступ к файлам по пиктограммам;
•запросы в стиле обычной базы данных;
•поиск по ключевым словам в полном тексте, именах и названиях;
•логический поиск по всему тексту.
Система имеет русский интерфейс и позволяет работать с русским текстом.
Данный продукт хорошо интегрируется с системой документооборота
Staffware.
К недостаткам пакета следует отнести то, что рабочее место оператора ввода документов в архив работает под управлением операционной системы Unix или MS Windows (но в режиме эмуляции X- терминала) и требует достаточной квалификации от оператора для назначения местоположения файлов в библиотеках. Также нужно отметить достаточно высокую цену продукта в расчете на одного пользователя.
Средства автоматизации документооборота
В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами в организациях. С помощью таких систем можно организовать систему электронного документооборота на предприятии, а также систему контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Данные системы относятся к типу workflow. Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия.
Пакет управления документооборотом Action Workflow
Зачастую, помимо грамотного хранения информации, возникает потребность
в организации определенных маршрутов работы над документами (маршрутизация)
и контроля исполнительской дисциплины. Когда нет устоявшихся маршрутов
обработки информации и желательно осуществить последовательную или
параллельную рассылку необходимой документации, в ваше распоряжение
предоставляется “свободный маршрутизатор”, созданный и интегрированныфй в
систему DOCS Open, посредством которого можно из списка пользователей
системы или групп пользователей выбрать адресатов корреспондентов, назначить времена работы, просмотреть статус работ
(получена/прочитана/выпол-нена и т.д.), проследить историю работы над той
или иной информацией. В случае же, когда имеются относительно стабильные
маршруты хождения документов, предпочтительнее использовать возможности
продукта Action Workflow компании Action Technologies.
Самое сложное и ответственное в данном направлении - это выбор
инструментария, который позволит перенести существующие в организации
процессы на язык, понятный машинам, удобно и просто будет описать с помощью
терминов системы существующие взаимодействия сотрудников организации. Все
это определяется той методологией, которая закладывается в инструментарий
системы и призвана взять на себя тяжелое бремя по описанию процессов.
Именно методология определяет скорость и качество создаваемого приложения, стоимость сопровождения продукта, дает возможность создавать новые, с
постоянно улучшающимися характеристиками, образцы систем. Ее отсутствие или
использование ошибочной методологии часто приводит к плохим результатам.
Поэтому выбор методологии может непосредственно влиять не только на
скорость проектирования системы, но и на конечный результат. В отличие от
“графовых систем”, где каждый “шаг “ представляет собой вектор и отражает
движение задания, связанного с документом, или просто документа от одного
субъекта к другому, и на человека, отвечающего за правильность
функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных ситуаций
, в том числе и так называемых “непредвиденных” (или отказных), которые по
ходу дела могут возникнуть на пути продвижения документа, методология
Action Workflow в элементарном звене включает все многообразие ситуаций, которые могут возникнуть при общении двух субъектов, и тем самым привнести
элемент творчества в работу сотрудников. Для того, чтобы запустить процесс
по нужному сценарию, его необходимо воплотить в карте бизнес-процесса.
Основные особенности Action Workflow:
•методология учитывает “человеческий фактор”;
•в качестве адресата используются не имена конкретных сотрудников, а их должности (роли), что является серьезным подспорьем в организации производства;
•созданная карта процесса статически проверяет себя на замкнутость: документ не может быть отправлен в “никуда” или остановиться непонятно почему. Лицо, сделавшее запрос, должно узнать о результате;
Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: сочинение тарас, дипломная работа разработка.
Предыдущая страница реферата | 1 2 3 4 5 6 7 | Следующая страница реферата