Предыдущая страница реферата | 11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21 | Следующая страница реферата

Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов.
Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может существенно возрастать. Поэтому проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.

Секретарями организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений в электронном виде. Проанализируем поток документов по годам для того, чтобы просмотреть динамику изменения потока документов, после внедрения в организации с 1998 год локальной сети, электронной системы контроля поручений, электронной системы контроля оплаты «Class». Анализ дополнительно проведём по 1999 году по месяцам, для определения пиковых нагрузок и сезонности.

Ниже на рисунке представлена структура подчинённости
Административного отдела ОАО «Технический университет КубГТУ» (рисунок 6).
На схеме видно разделение Административного отдела на два сектора: сектор делопроизводства и организационный сектор.

Разграничение функций секторов Административного отдела происходит следующим образом.

Функции сектора делопроизводства:

1) Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.

2) Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.

3) Подготовка приказов по командировкам сотрудников на основании подписанных ректором служебных записок.

4) Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись ректору.

5) Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства.

6) Доведение резолюций ректора до исполнителей.

7) Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.

8) Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности по реестру.

9) Формирование дел и сдача их в архив.
10) Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.

Рисунок 6. Структура подчинённости Административного отдела

Функции организационного сектора:

1) Регистрация передаваемых подразделениями счетов и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию.

2) Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля.

3) Передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства.

4) Извещение сотрудников о проводимых совместно с ректором совещаниях.

5) Оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами

(телефон, факс и т.д.)

6) Учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам.

7) Формирование подписки предприятия и контроль поступления подписных изданий.

8) Составление графика работы сотрудников работающих на штатных должностях по совместительству.

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: диплом управление предприятием, bestreferat.



Предыдущая страница реферата | 11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21 | Следующая страница реферата

Поделитесь этой записью или добавьте в закладки