Предыдущая страница реферата | 12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22 | Следующая страница реферата

9) Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
10) Ведение протокола заседаний ректоратов, офрмление выписок из протоколов.
11) Ежедневное составление совместно с ректором плана его работы на день.

Фактически в приёмной работают два человека. Это две секретаря, иногда даже один. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции и поэтому систему электронного контроля поручений не используют по назначению. В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого эталона составления приказов, служебных записок. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у ректора может пролежать неограниченное время или потеряться.
Электронная почта не используется, так как приглашение на ректорат или простое оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече.
У ректора нет помощника, который мог бы взять на себя часть полномочий ректора, а огромный поток документов может занимать много времени у ректора на ознакомление документа, осмысление, принятие решения и составления резолюции. Иногда ректор уезжает в командировку, тогда документы могут лежать на подписи от 5 до 10 дней. Могут часто возникать ситуации, когда ректор на служебной записке разрешает, а затем при появлении счёта или приказа– запрещает, противореча себе.

В ОАО «Технический университет КубГТУ» есть утверждённая схема документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота
(рисунок 7).

Рисунок 7. Документооборот в ОАО «ТУ КубГТУ»

В результате просмотра журнала регистрации в приёмной организации у секретаря и анализа полученной информации мною была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (таблица 3). Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.

Таблица 3

Анализ структуры документооборота

| |Количество документов |Темпы роста, % |
|Наименование | | |
|документа | | |
| |1997 |1998 |1999 |в 1998 |в 1999 |
| | | | |к 1997 |к 1998 |
|Входящие |124 |203 |240 |164 |118 |
|Исходящие |384 |402 |358 |105 |89 |
|Приказы |870 |648 |894 |74 |138 |
|в том числе: | | | | | |
|- по основной деятельности |157 |116 |156 |74 |134 |
|- по командировкам |215 |178 |222 |83 |125 |
|- по личному составу |498 |354 |516 |71 |146 |
|Внутренние |3841 |2597 |1972 |68 |76 |
|в том числе: | | | | | |
|- финансовые |1492 |973 |1272 |65 |131 |
|- служебные |2349 |1624 |700 |69 |43 |
|Итого в год: |5219 |3850 |3464 |74 |90 |
|В среднем за день |18 |13 |12 |72 |92 |
|Выручка от реализации, тыс.р. |7663 |11315 |15132 |148 |134 |

Из таблицы, где представлены технико-экономические показатели видно, что выручка от реализации возрастала из года в год на 148 и на 134 процента
(таблица 2), а общее количество документов в организации сокращалось до уровня 74 и 90 процентов от предыдущего года (таблица 3). Ниже на рисунке эти изменения наглядно представлены (рисунок 8).

Рисунок 8. Изменение выручки от реализации и общего количества документов

При более подробном рассмотрении последней таблицы, где анализируется структура документооборота видно, что потоки внутренних документов сильнее сокращались, чем возрастали потоки входящих и исходящих документов (таблица 3). Ниже на рисунке эти изменения представлены (рисунок
9).

Рисунок 9. Изменение количества документов

Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной почты. Это как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год.
Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. Причём в последнем году потоки исходящих сообщений резко сократилось за счёт использование глобальной сети Интернет.

Проанализировав более подробно изменение объёма документооборота, определим:

- какие подразделения наиболее сильно загружают документами руководителя

- есть ли характер сезонности работы и если есть, то определим пиковые значения

В ОАО «Технический университет КубГТУ» много разнообразных подразделений, но для анализа объёма документооборота следует брать только основные подразделения. К числу таких подразделений можно причислить:

- Бухгалтерия;

- Административный отдел;

- Школа абитуриентов;

- Подготовительные курсы;

- Лицей;

- Компьютер-колледж.

Ниже в таблице представлена группировка видов документов по основным подразделениям (таблица 4). В этой таблице анализируется не только динамика общего количества документов по годам, но и производится анализ по основным подразделениям. В результате можно определить основные потоки информации в
Техническом университете. Именно эти потоки документов необходимо в первую очередь автоматизировать

Таблица 4

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: диплом управление предприятием, bestreferat.



Предыдущая страница реферата | 12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22 | Следующая страница реферата

Поделитесь этой записью или добавьте в закладки