Предыдущая страница реферата | 11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21 | Следующая страница реферата

. переход к следующему периоду планирования часто влечет копирование и доработку всего комплекса плановых форм;

. затруднено использование кодификаторов (словарей с нормативно- справочной информацией) для классификации показателей по статьям, центрам финансового учета и т.п.;

. крайне недостаточны средства разграничения доступа, защиты данных и их восстановления в случае ошибочных действий пользователей.
Реальные системы управления финансами на базе электронных таблиц часто представляют собой сложный, плохо структурированный конгломерат форм, требующий постоянного сопровождения авторами и практически неотчуждаемый.
Система управления базами данных Microsoft Access предоставляет более широкие возможности, но, в сущности, имеет те же ограничения, что и таблицы
Microsoft Excel. Все это отнюдь не означает, что указанные инструменты – плохие. Просто они имеют свою нишу: автоматизация управления при ограниченных информационных потоках.
Поэтому будьте осторожны: использование подобных инструментов может привести к ловушке в условиях растущего бизнеса, когда встанет проблема переноса (экспорта) накопленной информации в новую систему автоматизации.
Нормативно-справочная информация и зарегистрированные документы экспортируются автоматизированными методами, как правило, без проблем. Но взаимосвязи объектов учета, не адекватные принятым в новом средстве автоматизации (а в условиях не устоявшихся методик это почти всегда так и есть!), и "историческая информация", накопленная за прошедшие периоды, могут быть переносимы только вручную или не переносимы вовсе. Кстати, для бухгалтерского учета подобные проблемы могут отсутствовать: после экспорта нормативно-справочной информации, остатков (средств на счетах, материальных ценностей и дебиторско-кредиторской задолженности) с очередного учетного периода можно начинать "новую жизнь".
[pic]
Желание поддержать описанную в "7 нотах" методику бюджетирования средствами более удобными и универсальными, чем Microsoft Excel и Microsoft Access, привело к появлению первых систем автоматизации управления финансами, обеспечивающих ведение самых различных бюджетов по методологии консалтинговой группы “БИГ” – при помощи уже ставшей классической схемы взаимодействия финансовых показателей и универсальных форм планов. Одно из таких решений предложено Корпорацией ПАРУС.
Суть дела состоит в следующем. Любое планируемое или фактическое событие финансово-хозяйственной деятельности может быть описано определенным набором характеристик, среди которых важнейшими являются: период, статья, центр финансового учета (ЦФУ), сумма, а также тип "план/факт". Отражением подобного события в системе автоматизации является запись, которая хранится в базе данных, а совокупность всех подобных записей составляет учетный регистр "Финансовые показатели" (см. таблицу 1).
Таблица 1

[pic]
Финансовый показатель может формироваться вручную. Разумеется, этот простейший (в смысле понимания, а не удобства ввода) способ не является единственным – о других мы расскажем позднее. Сам БДДС (или БДР) имеет вид, например, следующего вида (таблица 2):
Таблица 2

[pic]
Для формирования суммы в ячейке на пересечении столбца Январь: План и строки Реализация (для краткости обозначим такую ячейку как Январь: План #
Реализация) необходимо провести в регистре финансовых показателей отбор
(другими словами, фильтрацию) тех из них, которые имеют следующие значения характеристик:

. Период: Январь;

. Тип: План;

. Статья: Поступление от реализации; а затем сложить значения сумм отобранных финансовых показателей. Поэтому все аналогичные ячейки будем называть ячейками типа "сумма сумм" (схема 1).

[pic]

Схема 1 Формирование ячейки типа "сумма сумм"
Для формирования ячейки типа "сумма сумм" такого же БДДС, но для отдельного
ЦФУ к условиям отбора надо добавить еще одно, типа следующего:

. ЦФУ: Коммерческий отдел.
Совокупность условий отбора формируется один раз и хранится в так называемом описании формы плана. При этом параметры отбора являются атрибутами различных объектов:

. по ЦФУ – всей формы в целом,

. по периоду и по типу – столбца Январь: План,

. по статье – строки Реализация.
Другими словами, отбор для ячейки типа "сумма сумм" осуществляется по совокупности условий отбора, заданным для всей формы, а также для столбца и для строки, на пересечении которых расположена сама ячейка.
Теперь рассмотрим ячейку Январь: План # Итого поступлений. Конечно, ее значение можно получить аналогичным образом, "ослабив" указанные выше условия отбора: вместо:

. Статья: Поступление от реализации для строки Итого поступлений задать:

. Статья: Поступление от реализации или Поступление от обслуживания или

Поступление...
Но удобнее поступить по-другому: просуммировать значения в ячейках на пересечении столбца Январь: План со строками группы Поступление (схема 2).

[pic]

Схема 2 Формирование ячейки по формуле
Система автоматизации предоставляет эту возможность при помощи формул типа следующей:
[Январь: План # Итого поступлений] = [Январь: План # Реализация] + [Январь:
План # Обслуживание],
Аналогичным образом можно получить значения в строке Остаток на конец периода, вычислив разность:
[Январь: План # Остаток на начало периода] – [Январь: План # Изменение за период]
Здесь внимательный читатель может возразить: "Но в этой формуле используется значение в ячейке строки Остаток на начало периода? Откуда берется это значение?" И будет прав. где обозначение [Определенная Ячейка] – есть значение в Определенной Ячейке таблицы плана.
Подобное значение можно ввести непосредственно с клавиатуры компьютера. "Но это несерьезно. Что же – эту сумму надо переписывать вручную из БДДС за предыдущий период?" – справедливо не унимается читатель. Спешим успокоить: этот остаток можно получить автоматически, например, из данных бухгалтерского учета. В этом нам помогут все те же формулы, но с применением специальных функций, возвращающих значения остатков непосредственно из базы данных системы автоматизации, например, такой:
ОСТАТОК СРЕДСТВ ПО ЧЕТУ (Синтетический счет) или более сложной:
ОСТАТОК СРЕДСТВ ПО СЧЕТУ
(Аналитический счет, Тип суммы, Дата, ПБЕ, Валюта, Тип курса) где в качестве Тип суммы указывается Бухгалтерская или Управленческая, а
Тип курса – Официальный или Специальный (вот где пригодился управленческий
"уклон" в бухгалтерском учете!). Подобные остатки должны быть предварительно зарегистрированы бухгалтером при помощи подсистемы бухгалтерского учета, объединенной с подсистемой управления финансами в комплексную систему автоматизации.
[pic]
Схема 3 поясняет, что кроется за словами комплексная система автоматизации, и каким образом данные одной ее подсистемы могут быть доступны в другой подсистеме.

[pic]

Схема 3 Комплексная система автоматизации управления
Рабочие места бухгалтеров и финансистов изображены в верхней части рисунка отнюдь не потому, что они "самые важные", – просто в данном контексте мы обсуждаем взаимодействие именно бухгалтерии и финансовой службы. Чтобы размерами этой картинки не отпугнуть от идеи единого комплекса малый бизнес, представим схему взаимодействия всего лишь двух совершенно автономных (и, возможно, удаленных друг от друга территориально) компьютеров (схема 4).

[pic]

Схема 4 Система автоматизации управления:

одна из минимальных конфигураций
[pic]
Вернемся к формам планов. Там еще имеются различные надписи, линии и прочие оформительские элементы. Они также вводятся и хранятся в описании формы плана. Таким образом, это описание содержит всю информацию о правилах
(алгоритмах) и "дизайне" формы плана. Эти формы могут иметь самый разнообразный вид и содержание, поэтому о них говорят как об универсальных.
|Основные понятия |
|Финансовый показатель отражает в системе автоматизации планируемое или |
|фактическое событие финансово-хозяйственной деятельности предприятия. |
|Форма плана – это таблица, в ячейках которой отображаются числовые |
|значения и текстовая информация. |
|Описание формы плана – совокупность правил формирования содержания ячеек|
|формы (в частности, по финансовым показателям) и внешнего вида |
|("дизайна") формы. |

Приведем последовательность действий в рамках простейшей схемы взаимодействия финансовых показателей и форм планов:

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: скачать реферат по истории, скачать шпаргалки по праву.



Предыдущая страница реферата | 11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21 | Следующая страница реферата

Поделитесь этой записью или добавьте в закладки